Phiếu EIR là gì? Những thông tin về phiếu EIR
Phiếu EIR là một chứng từ quan trọng trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, đòi hỏi chủ hàng phải có nó để có thể thực hiện các giao dịch liên quan đến hàng hóa, điều này bao gồm cả việc xuất khẩu và nhập khẩu. Bài viết sau của Vinalogs sẽ giúp giải đáp các câu hỏi về phiếu EIR là gì, vai trò và các thủ tục liên quan.
Phiếu EIR là gì?
Phiếu EIR (Equipment Interchange Receipt) là một loại phơi phiếu ghi lại tình trạng của container, được tạo ra khi có sự chuyển giao container giữa các bên liên quan trong chuỗi vận chuyển, như người vận chuyển, bên thuê vận chuyển, cảng biển, đơn vị vận tải đường sắt, và kho bãi.
Đây là một loại tài liệu vô cùng quan trọng để có thể thực hiện vận chuyển và các hoạt động xuất nhập khẩu. Nếu container trải qua bất kỳ tổn thất nào như hỏng, móp méo, hoặc rách, phiếu EIR sẽ được sử dụng để xác định người chịu trách nhiệm và tiến hành bồi thường thiệt hại.
Phiếu EIR ghi chép chi tiết trạng thái của container trong quá trình giao nhận, bao gồm các thông tin như số hiệu container, kích thước và loại container, trạng thái của container (sạch, bẩn, móp méo, rách nát), và các phụ kiện đi kèm như niêm phong, kẹp chì, ổ khóa, dây đai. Ngoài ra, phiếu cũng ghi lại ngày giờ giao nhận cùng với tên và chữ ký của người thực hiện giao nhận.
Phiếu EIR có thể được tạo ra trên giấy hoặc dưới dạng điện tử. Phiếu EIR in giấy thường được in thành hai bản, một cho người giao và một cho người nhận. Phiếu EIR điện tử thường được truyền qua email.
Để dễ dàng hình dung qua một ví dụ cụ thể như sau: Khi chủ hàng lấy container từ nơi tập kết container (ICD) để đưa về kho riêng để đóng hàng, một biên bản ghi chú về tình trạng của container tại thời điểm đó sẽ được tạo ra. Điều này bao gồm việc ghi rõ liệu container có trạng thái tốt, xấu, thủng, rách, móp méo, hay không. Bên cạnh đó, các thông tin khác như số container, số xe ô tô kéo container ra, và thông tin của chủ hàng cũng được đăng ký trong tờ phiếu này.
Tương tự, khi chủ hàng đã đóng hàng và muốn trả container về bãi chứa đợi xuất khẩu, một phiếu tương tự cũng cần được tạo ra để kiểm tra tình trạng của container tại thời điểm đó, liệu nó còn ở trạng thái tốt hay không, và số chì của container là bao nhiêu.
Các loại phiếu EIR
Theo ngành kinh doanh
Phiếu EIR trong lĩnh vực vận tải biển: Được sử dụng để đồng bộ việc ghi chép quá trình trao đổi, trả lại, và kiểm tra container vận chuyển trên tàu biển và tại cảng biển.
Phiếu EIR trong lĩnh vực logistics và quản lý kho vận: Được áp dụng để ghi lại các bước trong quá trình trao đổi và kiểm tra tình trạng của container trong quá trình logistics và quản lý kho vận.
Theo mục đích sử dụng
Phiếu EIR giao nhận (Delivery EIR): Sử dụng khi thiết bị vận chuyển được chuyển giao từ người gửi tới người nhận, ghi chép trạng thái của container khi được nhận hàng.
Phiếu EIR trả hàng (Return EIR): Sử dụng khi container được trả lại từ người nhận cho người gửi hoặc từ điểm B về điểm A, ghi lại trạng thái của thiết bị khi được trả hàng.
Theo tình trạng của thiết bị
Phiếu EIR đầy đủ (Full EIR): Được sử dụng khi container được trao đổi hoàn toàn và ở trạng thái tốt, không có vết hỏng đáng kể hoặc thiếu sót.
Phiếu EIR thiếu (Short EIR): Sử dụng khi container trao đổi không đủ số lượng hoặc bị thiếu sót so với thông tin ghi chép ban đầu.
Chức năng của phiếu EIR
Các chức năng của Phiếu EIR bao gồm:
- Bằng chứng cho Việc Giao Nhận Container:
Phiếu EIR là tài liệu chứng minh chính xác về quá trình giao nhận container giữa các bên tham gia trong chuỗi vận chuyển.
- Cơ Sở Kiểm Tra và Đánh Giá Tình Trạng Container:
Phiếu EIR cung cấp cơ sở để kiểm tra và đánh giá tình trạng hiện tại của container, bao gồm cả các thông tin về sự hư hại, thủng, rách, hay móp méo.
- Cơ Sở Xử Lý Tranh Chấp và Khiếu Nại:
Phiếu EIR được sử dụng như cơ sở để giải quyết mọi tranh chấp hay khiếu nại xuất phát từ tình trạng của container sau quá trình giao nhận.
- Cơ Sở Tính Toán Chi Phí Vận Chuyển và Bồi Thường Thiệt Hại:
Phiếu EIR đóng vai trò quan trọng trong việc tính toán chi phí vận chuyển và có thể được sử dụng để xác định mức độ bồi thường khi có thiệt hại xảy ra.
Ví dụ: Khi người thuê vận chuyển nhận container từ cảng biển, họ phải kiểm tra kỹ tình trạng của container theo phiếu EIR. Nếu phát hiện bất kỳ hư hỏng hoặc không đúng với thông tin trong phiếu EIR, họ có thể yêu cầu sửa chữa hoặc thay thế container từ cảng biển hoặc người vận chuyển. Việc này giúp họ tránh được trách nhiệm về thiệt hại khi trả lại container.
Ngoài ra, đối với hàng xuất nhập khẩu, phiếu EIR còn đóng vai trò quan trọng trong việc thanh toán các khoản phí nâng hạ container. Ví dụ, khi chủ hàng muốn lấy hàng nhập khẩu, họ phải thanh toán tiền nâng container lên xe; ngược lại, khi chủ hàng muốn hạ container để giao nhận hàng xuất khẩu, họ cũng phải thanh toán tiền nâng container từ xe xuống bãi. Phiếu EIR được cung cấp để xác nhận thanh toán đúng mức phí này.
Thuật ngữ phơi phiếu EIR trong hoạt động xuất nhập khẩu
Phơi phiếu EIR được sử dụng trong hoạt động xuất nhập khẩu như sau:
Trong hàng hóa nhập khẩu
Lấy nguyên:
Quy trình này liên quan đến việc lấy container hàng hóa từ cảng và đưa về kho. Trong trường hợp này, người nhận hàng phải thanh toán chi phí nâng container trống lên xe container.
Trả rỗng:
Bao gồm việc trả vỏ container trống về cảng hoặc bãi và thanh toán chi phí hạ vỏ container từ xe container xuống bãi.
Lưu ý: Nếu hàng hóa nhập khẩu yêu cầu cược container mới và có khả năng lấy container từ cảng về kho hàng, sau khi hoàn thành và container không bị hư hỏng, người nhận hàng sẽ được hoàn lại số tiền cược container.
Trong hàng hóa xuất khẩu
Cấp rỗng:
Được áp dụng khi cảng cấp cho người gửi (FWD) một container trống để đóng hàng hóa. Trong tình huống này, người gửi sẽ thanh toán chi phí nâng vỏ container trống lên xe container.
Hạ bãi:
Được thực hiện khi cảng xác nhận đã nhận hàng hóa từ FWD để lưu trữ tại bãi C/Y và sẵn sàng thực hiện thủ tục hải quan. FWD sẽ thanh toán chi phí hạ vỏ container hàng hóa từ xe container xuống bãi.
Nội dung mẫu phơi phiếu EIR
Phiếu EIR có nhiều thông tin nhỏ, việc khai báo thông tin phải được thực hiện cẩn thận để đảm bảo quá trình xuất nhập khẩu hàng hóa diễn ra đúng quy trình và đúng thời gian. Nội dung của phiếu giao nhận bao gồm các phần chính như sau:
- Phần tiêu đề: Bao gồm biểu tượng, tên chứng từ, số hiệu chứng từ, và ngày phát hành chứng từ.
- Nội dung thứ nhất: Chứa các thông tin liên quan đến chủ hàng, như tên cơ quan, tên người nhận hàng, số CMND, số hiệu lệnh giao hàng, lệnh cấp rỗng Booking Note hoặc lấy hàng theo Bill Of Lading, thời hạn hiệu lực của lệnh giao hàng, cơ quan phát hành lệnh giao hàng, và ngày tháng phát hành.
- Nội dung thứ hai: Bao gồm thông tin chi tiết về container như số hiệu container, kích thước, loại, trạng thái, trọng lượng, vị trí, tên tàu, chuyến tàu, hãng tàu, chủ khai thác, ngày xếp dỡ, cảng dỡ, số seal, và các thông số khác.
- Nội dung thứ ba: Chứa chi tiết về tình trạng của container, được mô tả thông qua đánh dấu vị trí hư hỏng trên hình vẽ, mã số quy ước và ghi chú.
- Nội dung thứ tư: Bao gồm thông tin về giao nhận hàng hóa như phương án giao, số hiệu xe nâng (cẩu khung), số hiệu Xe đầu kéo, rơ moóc tiếp nhận Container
- Ký xác nhận: Cuối cùng là phần ký xác nhận của lái xe đầu kéo nhận container trong quá trình giao nhận.
Quy trình khai phiếu EIR
Để thực hiện việc khai phiếu EIR một cách chính xác và hiệu quả, bạn cần thực hiện các bước sau:
- Bước 1: Kiểm tra tình trạng của container khi giao nhận
Đây là bước mà lái xe đầu kéo (người nhận container trực tiếp của chủ hàng mượn cont) cùng kết hợp với nhân viên kiểm tra Container của Cảng hoặc Bãi nhìn nhận và kiểm tra cùng nhau. Bao gồm việc kiểm tra số hiệu, kích thước, loại, và tình trạng chi tiết của container (như sạch bẩn, móp méo, rách nát, niêm phong, kẹp chì, ổ khoá, dây đai, tem mác...). Việc nhìn nhận và đánh giá tình trạng container này phải thật chính xác vì sẽ rất cần thiết cho việc phát sinh sửa chữa ở từng khâu.
- Bước 2: Ghi nhận thông tin vào phiếu EIR
Ghi chép các thông tin liên quan đến tình trạng vừa kiểm tra trên của container vào phiếu EIR, có thể là bằng giấy hoặc trên phiếu EIR điện tử. Trong trường hợp phát hiện hư hỏng không đúng so với thông tin kiểm tra kết hợp của bước 1 trước đó, cần nói rõ ràng với nhân viên kiểm tra container của Cảng hoặc Bãi đánh dấu vị trí và mức độ hư hỏng cho thật chính xác
- Bước 3: Ký tên và ghi rõ ngày giờ giao nhận
Ký tên và ghi chép ngày giờ giao nhận vào phiếu EIR. Đối với phiếu EIR giấy, cần in hai bản và giao một bản cho người nhận. Đối với phiếu EIR điện tử, cần gửi qua email hoặc ứng dụng di động cho người nhận.
- Bước 4: Lưu trữ phiếu EIR
Bảo quản phiếu EIR để làm cơ sở cho việc kiểm tra, đánh giá, và xử lý tranh chấp, cũng như khiếu nại liên quan đến tình trạng của container.
Quy trình xin cấp lại phiếu EIR khi có vấn đề xảy ra
- Trong trường hợp mất phiếu EIR khi container chưa ra khỏi Cảng, việc xin cấp lại phiếu lần 2 đòi hỏi thực hiện các bước sau:
Bước 1: Thông báo mất phiếu EIR và giữ container tại cảng
Trước hết, bạn cần thông báo về việc mất phiếu EIR và yêu cầu giữ container tại cảng. Để thực hiện điều này, bạn phải cung cấp Chứng minh nhân dân (CMND) và điền thông tin vào mẫu công văn có sẵn tại Trực ban sản xuất cảng. Không yêu cầu công ty đóng dấu, chỉ cần ký tên. Việc này nên được thực hiện ngay để tránh tình trạng người không tốt lợi dụng việc mất phiếu để lấy hàng một cách trái phép.
Bước 2: Xin cấp lại phiếu EIR mới
Để thực hiện việc xin cấp lại phiếu EIR, bạn cần có xác nhận từ hải quan giám sát cổng, chứng nhận rằng "Container chưa qua bộ phận giám sát" hoặc, ví dụ, nếu phiếu EIR đã được thanh lý cổng, thì xin xác nhận rằng "Container chưa được lấy ra khỏi cảng".
Bước 3: In lại phiếu EIR
Sau khi có xác nhận từ hải quan giám sát cổng, bạn có thể đến Trực ban sản xuất cảng để yêu cầu mở giữ container và xác nhận cấp lại phiếu EIR lần 2. Bạn có thể mang công văn này đến Thương vụ cảng để in lại phiếu mới, sau đó tiến hành quy trình thanh lý cổng như thường lệ.
- Trong trường hợp mất phiếu EIR khi container đã ra khỏi Cảng, việc xin cấp lại phiếu lần 2 đòi hỏi thực hiện như sau:
Mang theo Booking Note hoặc Lệnh Giao Hàng (bằng giấy hoặc điện tử) xuống dưới Bãi hoặc Cảng xin cấp lại phiếu EIR. Đa phần bên thương vụ sẽ xác nhận có thực hiện tác nghiệp với nhân viên xuống làm trực tiếp và sẽ báo cho nhân viên làm việc trực tiếp ở Cổng in phiếu để kết xuất dữ liệu lấy lại phiếu EIR
Trên đây là toàn bộ thông tin về phiếu EIR là gì. Cảm ơn các bạn đã theo dõi và đón đọc, hy vọng bài viết này sẽ giúp ích cho các bạn. Nếu có nhu cầu về vận chuyển hàng hóa, hãy liên hệ ngay với Vinalogs để được tư vấn ngay hôm nay.