Tiếng Việt
Dầu nhờn là mặt hàng mà nhiều doanh nghiệp nghĩ rằng “nhập cũng như các loại hàng công nghiệp bình thường thôi”. Nhưng khi tìm hiểu kỹ mới phát hiện phải kiểm tra chất lượng, thử nghiệm hợp quy, rà lại MSDS, rồi cả vấn đề nhãn hiệu độc quyền… thì mới thấy thủ tục không hề đơn giản.
Tôi từng gặp trường hợp một doanh nghiệp nhập lô dầu bôi trơn công nghiệp lần đầu. Chứng từ gần như đầy đủ hết rồi, tờ khai cũng đã lên. Nhưng đến bước rà soát hồ sơ thì phát hiện trên nhãn có logo thương hiệu quốc tế đã đăng ký bảo hộ tại Việt Nam. Hải quan yêu cầu bổ sung giấy ủy quyền phân phối chính hãng. Hàng phải nằm thêm vài ngày ở cảng để chờ giấy tờ bổ sung. Chi phí lưu container lúc đó mới là thứ khiến chủ hàng “tiếc”.
Vì thế, với thủ tục nhập khẩu dầu nhờn, ngoài việc mở tờ khai hải quan, doanh nghiệp cần đặc biệt chú ý tới:
- kiểm tra chất lượng,
- công bố hợp quy,
- MSDS và thành phần hóa chất,
- quyền sở hữu nhãn hiệu,
- và cả nội dung nhãn mác hàng hóa.
Dầu nhờn nhập khẩu có cần kiểm tra chất lượng và hợp quy không?
Đây thường là câu hỏi đầu tiên của nhiều người mới làm hàng dầu nhờn.
Dầu nhờn nhập khẩu thường thuộc diện quản lý chuyên ngành, phải thực hiện kiểm tra chất lượng nhà nước và công bố hợp quy trước khi lưu thông trên thị trường Việt Nam.
Tùy loại sản phẩm mà quy định cụ thể có thể khác nhau:
- dầu nhờn động cơ,
- dầu thủy lực,
- dầu hộp số,
- dầu bôi trơn công nghiệp,
- mỡ bôi trơn…
Việc đầu tiên cần làm là xác định đúng mã HS. Vì chỉ cần áp sai mã HS, bạn có thể:
- khai sai chính sách mặt hàng,
- thiếu thủ tục kiểm tra chuyên ngành,
- áp sai thuế,
- phải sửa tờ khai dẫn đến bị xử phạt.
Nhiều doanh nghiệp thường chỉ nhìn tên thương mại của sản phẩm mà áp mã HS. Nhưng với dầu nhờn thì chưa đủ đâu. Hải quan thường xem khá kỹ:
- thành phần dầu gốc,
- tỷ lệ phụ gia,
- mục đích sử dụng,
- và đôi khi cả chỉ tiêu kỹ thuật trong tài liệu MSDS hoặc TDS.
Chính vì vậy, phần tiếp theo về MSDS cực kỳ quan trọng.
Lưu ý MSDS của dầu nhờn: không chỉ để “tham khảo”
Nếu bạn nhập khẩu dầu nhờn mà chưa xem kỹ MSDS (Material Safety Data Sheet), thì rất dễ gặp rủi ro.
MSDS là tài liệu an toàn hóa chất, trong đó thể hiện thành phần cấu tạo, đặc tính hóa học, cảnh báo nguy hiểm và hướng dẫn xử lý sản phẩm.
Với cơ quan hải quan, MSDS không đơn giản chỉ là tài liệu kỹ thuật. Nó còn liên quan trực tiếp tới:
- áp mã HS,
- xác định hàng nguy hiểm,
- khai báo vận chuyển,
- và chính sách quản lý chuyên ngành.
Thông thường, hải quan sẽ đối chiếu:
- tên hàng trên Invoice,
- mô tả trên tờ khai,
- và thành phần trong MSDS.
Nếu thấy không khớp, họ có thể yêu cầu giải trình thêm.
Ví dụ:
- Có loại được khai là “lubricating oil” thông thường,
- nhưng MSDS lại thể hiện chứa dung môi hoặc thành phần dễ cháy với tỷ lệ cao.
Khi đó, hàng có thể bị xem xét theo hướng hàng nguy hiểm (Dangerous Goods).
Một số nội dung cần kiểm tra kỹ trên MSDS:
- CAS Number của thành phần hóa chất,
- tỷ lệ dầu khoáng,
- điểm chớp cháy (Flash Point),
- cảnh báo cháy nổ,
- phân loại vận chuyển IMO/UN.
Tôi thấy khá nhiều trường hợp nhà nhập khẩu chỉ xin bản MSDS sơ sài từ supplier. Đến lúc hải quan hỏi sâu hơn thì mới cuống cuồng xin lại bản đầy đủ thông tin cần thiết.
Kinh nghiệm thực tế là:
- nên yêu cầu supplier gửi MSDS chuẩn ngay từ đầu,
- ưu tiên bản có đầy đủ thành phần,
- và nên kiểm tra trước xem có liên quan tới hàng nguy hiểm hay không.
Sau khi rà soát kỹ MSDS, bước tiếp theo là chuẩn bị bộ hồ sơ nhập khẩu.
Hồ sơ thủ tục nhập khẩu dầu nhờn gồm những gì?
Bộ hồ sơ cơ bản thường gồm:
- Commercial Invoice
- Packing List
- Bill of Lading
- Sales Contract
- Certificate of Origin (nếu có)
- Catalogue sản phẩm
- MSDS
- Hình ảnh nhãn hàng hóa
Ngoài ra, với dầu nhờn, doanh nghiệp nên chuẩn bị thêm:
- kết quả test kỹ thuật từ nhà sản xuất,
- giấy chứng nhận chất lượng,
- tài liệu mô tả công dụng sản phẩm.
Trên thực tế, Catalogue và MSDS là tài liệu rất hữu ích để giải thích với hải quan khi cần xác định mã HS hoặc tính chất hàng hóa.
Một lưu ý nhỏ nhưng khá quan trọng: Tên hàng trên Invoice, Packing List, nhãn mác và MSDS cần thống nhất với nhau. Nhiều bộ hồ sơ dùng tên thương mại một kiểu, trên MSDS lại ghi theo tên hóa học khác đi. Những chi tiết như vậy dễ khiến hồ sơ bị soi kỹ hơn.
Nhưng chưa hết đâu. Với dầu nhờn thương hiệu lớn, còn một vấn đề khác mà nhiều doanh nghiệp ít để ý: quyền sở hữu nhãn hiệu.
Lưu ý về nhãn hiệu độc quyền khi nhập khẩu dầu nhờn
Dầu nhờn thường là sản phẩm của các thương hiệu lớn quốc tế. Và nhiều nhãn hiệu đã được đăng ký bảo hộ tại Việt Nam.
Nếu trên sản phẩm có:
- logo thương hiệu,
- biểu tượng ®,
- trademark™,
- hoặc nhãn hiệu đã đăng ký độc quyền,
thì cơ quan hải quan có thể yêu cầu doanh nghiệp chứng minh quyền nhập khẩu hợp pháp.
Trong một số trường hợp, hồ sơ nhập khẩu cần bổ sung văn bản chứng minh quyền sở hữu nhãn hiệu hoặc giấy ủy quyền phân phối từ chủ sở hữu thương hiệu.
Thông thường có thể gồm:
- Authorization Letter,
- Distribution Agreement,
- giấy xác nhận đại lý,
- hoặc văn bản đồng ý nhập khẩu/phân phối tại Việt Nam.
Đây là điểm nhiều người chủ quan.
Có doanh nghiệp nghĩ rằng:“Mình mua được hàng thật từ nước ngoài thì cứ nhập thôi”. Nhưng thực tế, nếu thương hiệu đó đang được bảo hộ độc quyền tại Việt Nam, hải quan hoàn toàn có thể tạm dừng thông quan để xác minh.
Đặc biệt với:
- dầu động cơ ô tô,
- dầu xe máy,
- dầu công nghiệp của hãng lớn,
thì nên kiểm tra trước vấn đề sở hữu trí tuệ.
Sau khi hoàn thiện hồ sơ thương hiệu, doanh nghiệp sẽ bước vào phần kiểm tra chất lượng và hợp quy.
Quy trình kiểm tra chất lượng dầu nhờn nhập khẩu
Thông thường quy trình sẽ gồm các bước:
- đăng ký kiểm tra chất lượng,
- mở tờ khai hải quan,
- làm thủ tục thông quan bình thường
Khi hàng về kho, làm tiếp các bước:
- lấy mẫu thử nghiệm,
- chờ kết quả,
- bổ sung hồ sơ hải quan.
Có lô hàng xử lý khá nhanh. Nhưng cũng có trường hợp phải chờ test nhiều ngày. Nên nếu làm lần đầu, bạn nên tính trước thời gian kiểm nghiệm.
Một số chỉ tiêu thường được kiểm tra:
- độ nhớt,
- hàm lượng lưu huỳnh,
- điểm chớp cháy,
- thành phần phụ gia,
- chỉ số kỹ thuật khác tùy loại dầu.
Sau khi có kết quả kiểm tra chất lượng phù hợp, doanh nghiệp tiếp tục làm công bố hợp quy.
Công bố hợp quy dầu nhờn: đừng để sát ngày mới làm
Nhiều người hay nhầm: kiểm tra chất lượng, và công bố hợp quy là một.
Thực tế đây là 2 bước khác nhau. Công bố hợp quy là việc doanh nghiệp chứng minh sản phẩm đáp ứng quy chuẩn kỹ thuật tương ứng trước khi lưu thông trên thị trường.
Hồ sơ hợp quy thường gồm:
- kết quả thử nghiệm,
- hồ sơ doanh nghiệp,
- thông tin sản phẩm,
- nhãn hàng hóa,
- tài liệu kỹ thuật.
Kinh nghiệm là: Nếu xác định nhập thường xuyên một dòng sản phẩm, nên chuẩn bị hợp quy sớm. Đừng đợi hàng cập cảng mới làm. Làm trước được ngày nào thì đỡ áp lực ngày đó.
Và tôi muốn nhắc thêm một điểm rất quan trọng nữa: nhãn mác hàng hóa.
Nhãn mác dầu nhờn nhập khẩu phải đúng quy định
Đây là lỗi khá phổ biến với hàng nhập khẩu nói chung, không riêng dầu nhờn.
Nhãn hàng hóa nhập khẩu phải đáp ứng đúng quy định hiện hành về nội dung thể hiện trên nhãn.
Thông thường cần có:
- tên hàng hóa,
- tên và địa chỉ nhà sản xuất,
- xuất xứ hàng hóa,
- đơn vị nhập khẩu,
- thành phần hoặc thông số kỹ thuật,
- hướng dẫn sử dụng (nếu cần),
- cảnh báo an toàn.
Với dầu nhờn, nhãn thường còn có:
- cấp độ nhớt,
- tiêu chuẩn kỹ thuật,
- cảnh báo an toàn hóa chất.
Nếu nhãn gốc chưa đủ tiếng Việt, doanh nghiệp phải bổ sung nhãn phụ theo quy định. Đừng xem nhẹ việc này.
Có những lô hàng:
- hải quan vẫn cho thông quan,
- nhưng sau đó bị xử phạt khi kiểm tra thị trường vì nhãn phụ không đúng.
Thành ra, làm kỹ từ đầu vẫn nhàn hơn nhiều.
>> Tìm hiểu thêm về Nhãn mác hàng hóa
Tóm lại, thủ tục nhập khẩu dầu nhờn không chỉ là chuyện mở tờ khai hải quan. Điểm quan trọng nằm ở phần quản lý chuyên ngành:
- kiểm tra chất lượng,
- công bố hợp quy,
- rà soát MSDS,
- kiểm tra vấn đề nhãn hiệu,
- và hoàn thiện nhãn mác đúng quy định.
Nếu chuẩn bị tốt ngay từ đầu, quá trình thông quan sẽ nhẹ nhàng hơn rất nhiều. Còn nếu thiếu sót, chỉ một chi tiết nhỏ thôi cũng có thể khiến lô hàng nằm cảng thêm vài ngày, mà chi phí phát sinh thì… thường không nhỏ chút nào.
