Hóa đơn thương mại là gì? Có vài trò gì trong xuất nhập khẩu?
Xuất nhập khẩu 03 Tháng Bảy 2019

Hóa đơn thương mại là gì? Có vài trò gì trong xuất nhập khẩu?

Trong mua bán quốc tế, hóa đơn thương mại là một trong những chứng từ quan trọng nhất. Nó không chỉ thể hiện số tiền người bán phải thanh toán cho người mua mà còn nêu rõ những thông tin khác như tên hàng, số lượng hàng, phương thức thanh toán, phương thức chuyên chở, điều kiện giao hàng,v.v...

Có nhiều loại hóa đơn giữa người bán và người mua, tôi có thể liệt kê ra một số như sau:

  • Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
  • Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice)
  • Hoá đơn chi tiết (Detailed Invoice)
  • Hoá đơn trung lập (Neutral Invoice)
  • Hoá đơn hải quan (Customs Invoice)
  • Hóa đơn lãnh sự (Consular Invoice)

Ở bài viết này, chúng ta sẽ cùng nhau tìm hiểu chỉ về loại đầu tiên: Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice). Nếu muốn tìm hiểu thêm về các loại hóa đơn khác, bạn vui lòng xem ở bài viết về các loại hóa đơn trong giao dịch thương mại quốc tế.

Hóa đơn thương mại là gì?

Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) thường được gọi tắt là Invoice, là một chứng từ dùng để thanh toán giữa người bán và người mua. Nói theo cách mộc mạc dân dã thì đó là thứ để người bán dùng để đòi tiền người mua.

Nghe thì có vẻ chẳng khác gì những hóa đơn mà thường ngày bạn vẫn gặp. Nhưng trong hóa đơn thương mại sẽ có những nội dung cụ thể khiến nó trở nên rất quan trọng trong mua bán quốc tế, cũng như trong việc làm thủ tục xuất nhập khẩu. Chứng từ này cũng chính là cơ sở để tính các phí liên quan như bảo hiểm, thuế hải quan (chi tiết trong phần dưới).

Phân biệt với Non Commercial Invoice

Nếu bạn đang làm trong ngành xuất nhập khẩu hoặc doanh nghiệp của bạn từng nhập khẩu hàng mẫu hay nói chung là hàng phi mậu dịch thì chắc chắn bạn đã bắt gặp cụm từ “Non Commercial Invoice”. Thực ra cái tên của nó phần nào đã nói lên chức năng rồi.

Về hình thức nó gần như giống hệt với Commercial Invoice, còn chức năng thì để mở tờ khai, kê khai giá và nộp thuế hải quan, chứ không có ý nghĩa phải thanh toán giữa các bên mua bán (hóa đơn không thanh toán). Nghĩa là không phải dùng để đòi tiền.

Quay trở lại chủ đề chính...

Nội dung và chức năng của hóa đơn thương mại

Hóa đơn thương mại

Trên một hóa đơn thương mại có rất nhiều nội dung, có những nội dung bắt buộc và cũng có những nội dung để tham chiếu hoặc được thêm vào theo yêu cầu của các bên khi đàm phán hợp đồng.

Những nội dung chính:

  • Người xuất khẩu/người gửi hàng (Exporter/Shipper): Ghi rõ tên và địa chỉ đầy đủ của người gửi hàng, tên quốc gia xuất khẩu.
  • Người nhập khẩu/người nhận hàng (Importer/Consignee): Tên Công ty, địa chỉ, số điện thoại liên hệ.
  • Số hóa đơn và ngày phát hành: bắt buộc phải có số và ngày hóa đơn, được lập bởi người bán và được sử dụng để làm thủ tục khai báo hải quan. Ngoài ra, người xuất khẩu hoặc nhập khẩu có thể lưu hồ sơ theo số hóa đơn thương mại.
  • Phương thức vận chuyển: Phải ghi rõ phương thức vận chuyển (đường không, đường biển) nhưng không cần ghi tên phương tiện hay số chuyến.
  • Điều khoản giao hàng và điều khoản thanh toán: Nên ghi rõ điều khoản giao hàng là gì, theo bản Incoterms nào (ví dụ 2000 hay 2010). Điều khoản thanh toán là TT, TTR, LC, No Payment, và đồng tiền thanh toán là USD, EUR, JPY, v.v...
  • Số lượng kiện (Packages): Ghi tổng số lượng kiện hàng của lô hàng đó, thường ghi kèm tổng trọng lượng cả bì (Gross Weight – kgs). Thông tin này có thể không cần chi tiết, vì đã có trong Packing List.
  • Các thông tin khác: Là những thông tin để tham chiếu, do các bên mua bán yêu cầu thêm vào, không bắt buộc phải có.

Chức năng của hóa đơn thương mại

  • Chức năng thanh toán: Mục đích chủ yếu của hóa đơn thương mại là để thanh toán. Nó như một chứng từ hợp pháp để người bán đòi tiền người mua. Vì vậy, trên đó sẽ ghi rất chi tiết các nội dung liên quan đến tiền như tổng giá bằng số và chữ, giá của từng mặt hàng, đơn vị, loại tiền... và có đầy đủ dấu, chữ ký để chắc chắn các nghĩa vụ thanh toán.
  • Khai giá hải quan: Giá ở trên hóa đơn thương mại là cơ sở để tính thuế nhập xuất nhập khẩu (có thể khai bổ sung thêm chi phí khác). Và các thông tin như số hóa đơn, ngày phát hành hóa đơn dùng để khai báo tờ khai điện tử.
  • Tính số tiền bảo hiểm: Cũng giống như trên, giá trên hóa đơn thương mại được dùng làm cơ sở để tính số tiền bảo hiểm.

Hình thức của hóa đơn thương mại

 

Theo Quy tắc và Thực hành thống nhất Tín dụng chứng từ (UCP 600) thì trên hóa đơn thương mại không cần phải ký. Tuy nhiên trên thực tế, khi người bán phát hành hóa đơn vẫn sẽ ký và đóng dấu để người mua dùng vào các mục đích khác ngoài thanh toán như xuất trình cho cơ quan hải quan, hay lưu chứng từ của bộ phận kế toán.

Vì là chứng từ phục vụ mục đích thanh toán nên ở ô tổng giá trị hóa đơn thường được in đậm. Bắt buộc phải ghi bằng số còn bằng chữ thì không bắt buộc, nhưng hầu như trên tất cả các hóa đơn thương mại thì người phát hành vẫn ghi cả phần chữ để tiện cho đối chiếu.

 

Một số lưu ý liên quan đến Commercial Invoice

  • Thời điểm phát hành: Commercial Invoice được phát hành sau khi gửi hàng hoặc sau khi đóng xong hàng vào container, vì khi ấy mới có thông tin chính xác về số lượng, chủng loại hàng... để làm căn cứ tính tổng giá hóa đơn. Nhưng cũng có khi Commercial Invoice được lập từ trước đó với hợp đồng giao hàng nhiều lần, các lần giống nhau về số lượng và không có sự thay đổi về giá. Hoặc khi người mua thanh toán tiền hàng trước thì cũng cần lập luôn hóa đơn để thực hiện giao dịch.
  • Hiểu nhầm với Packing List: Thật ra nếu bạn là người làm trong ngành xuất nhập khẩu thì sẽ không hiểu nhầm giữa hai loại chứng từ này. Tuy nhiên, nếu tiếp xúc lần đầu thì lại rất dễ nhầm lẫn bởi cả 2 đều do người bán phát hành, hình thức thì cũng có sự tương tự nhau về thông tin 2 bên mua bán, mô tả hàng, v.v...

    Bạn cần để ý kỹ để tránh bị nhầm 2 loại giấy tờ này, bởi theo chức năng thì hóa đơn thương mại thiên về thanh toán, nên tập trung vào giá trị bằng tiền. Trong khi đó, Packing List thiên về quy cách đóng gói, nên nêu rõ số liệu về số lượng kiện, trọng lượng, dung tích... Về công dụng thì hai loại chứng từ này không thay thế được cho nhau. Tuy nhiên, nhiều khi người xuất khẩu gộp 2 chứng từ này vào làm 1.
  • Hóa đơn thương mại và hóa đơn xuất khẩu: Hai loại này thì hình thức khác nhau, nhưng bạn vẫn nên lưu ý để tránh phát hành nhầm hóa đơn thương mại thành hóa đơn xuất khẩu. Mục đích của hóa đơn xuất khẩu là chứng từ nộp thuế.
  • Thiếu thông tin: Khi làm thủ tục hải quan, bạn cần kiểm tra kỹ nếu không hải quan sẽ bắt lỗi vì hóa đơn ghi sai, hoặc thiếu thông tin như: Hàng nhập theo điều kiện CIF nhưng trên Invoice chỉ thể hiện giá FOB mà không có cước biển và phí bảo hiểm; không có tổng giá; không có điều khoản thanh toán...
  • Đối với bộ hồ sơ hải quan: Những nội dung mà hải quan sẽ kiểm tra rất kỹ như tên và địa chỉ công ty; tên hàng; điều kiện giao hàng; phương thức thanh toán... vì vậy bạn nên kiểm tra cho chính xác rồi mới nộp cho hải quan.

Tóm lại

Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) có ý nghĩa rất quan trọng trong giao dịch thương mại quốc tế, vừa là yêu cầu đòi tiền hợp pháp, vừa là cơ sở để tính các loại thuế, phí dịch vụ.

Đây là một trong những chứng từ cơ bản để làm thủ tục hải quan cho lô hàng xuất nhập khẩu. Nếu bạn có thắc mắc về hóa đơn cũng như đang tìm một đơn vị làm dịch vụ hải quan uy tín, nhanh gọn, vui lòng liên hệ với chúng tôi để được tư vấn chi tiết.