Kiểm dịch thực vật hàng thực phẩm nhập khẩu: Hồ sơ, thủ tục & lưu ý thực tế

Bạn đang tìm hiểu về kiểm dịch thực vật hàng thực phẩm nhập khẩu, nhưng càng đọc quy định lại càng thấy… rối?

Lúc thì nghe nói phải kiểm dịch thực vật. Lúc lại bảo chỉ cần kiểm tra an toàn thực phẩm. Có lô hàng còn phải làm cả 2 cùng lúc. Mà mỗi bên giải thích một kiểu, khiến nhiều doanh nghiệp nhập khẩu lần đầu khá hoang mang.

Tôi gặp trường hợp này rất thường xuyên, đặc biệt với những công ty nhập thực phẩm có nguồn gốc thực vật như rau củ, trái cây, rong biển, thực phẩm đóng gói… Có doanh nghiệp nghĩ hàng của mình “đã chế biến rồi” nên không cần kiểm dịch. Đến lúc hàng về cảng mới phát hiện thiếu hồ sơ, container phải nằm chờ ở cảng khá tốn chi phí.

Trong bài viết này, tôi sẽ giải thích theo cách dễ hiểu hơn một chút: hàng nào phải kiểm dịch thực vật, hàng nào chỉ kiểm tra an toàn thực phẩm, và trường hợp nào phải làm gộp cả 2 thủ tục trong cùng 1 bộ hồ sơ.

Kiểm dịch thực vật hàng thực phẩm nhập khẩu là gì?

Kiểm dịch thực vật là thủ tục nhằm kiểm soát sinh vật gây hại, sâu bệnh hoặc nguy cơ ảnh hưởng tới nông nghiệp và môi trường trong quá trình nhập khẩu hàng hóa có nguồn gốc thực vật.

Nghe khái niệm thì có vẻ mang “màu sắc nông nghiệp”, nhưng thực tế lại liên quan khá nhiều tới ngành thực phẩm nhập khẩu.

Ví dụ đơn giản:

• Một lô cherry tươi nhập khẩu có thể mang theo sâu bệnh hoặc côn trùng.
• Nhưng một gói rong biển đã sấy khô và đóng gói sẵn thì nguy cơ đó thấp hơn nhiều.

Chính vì vậy, cơ quan quản lý sẽ chia nhóm hàng để áp dụng thủ tục khác nhau.

Ngoài ra, nhiều người cũng hay nhầm giữa:

• Kiểm dịch thực vật
• Và kiểm tra an toàn thực phẩm (ATTP)

Đây là 2 thủ tục khác nhau nhé. Một bên kiểm soát nguy cơ dịch hại thực vật, còn bên kia kiểm tra mức độ an toàn để sử dụng làm thực phẩm.

Nhưng điều thú vị là… có những mặt hàng phải làm đồng thời cả 2 thủ tục trong cùng 1 lần đăng ký. Trong phần dưới tôi sẽ nói kỹ hơn.

Những nhóm thực phẩm nhập khẩu nào phải kiểm dịch thực vật?

Để xác định hàng phải làm thủ tục gì, hiện nay doanh nghiệp thường tra cứu trong Thông tư 01/2024/TT-BNNPTNT, cụ thể tại Phụ lục I:

• Mục 9: Danh mục hàng phải kiểm dịch thực vật
• Mục 10: Danh mục hàng phải kiểm tra an toàn thực phẩm

Đây là phần rất quan trọng. Nhiều doanh nghiệp bỏ qua bước tra cứu này nên dễ làm sai hồ sơ ngay từ đầu.

Thông thường sẽ có 2 trường hợp như sau:

Trường hợp 1: Nếu hàng chỉ thuộc Mục 10:

Khi đó chỉ cần làm kiểm tra an toàn thực phẩm (Không thuộc Mục 9, không phải làm KDTV), và thường là hàng đã qua chế biến và bao gói sẵn. Ví dụ như:

• Rong biển đóng gói
• Rau hỗn hợp đông lạnh (-18 độ C)
• Trái cây đông lạnh (-18 độ C)
• Đậu Hà Lan đóng hộp

Với nhóm này, doanh nghiệp thường không phải lấy mẫu kiểm dịch thực vật (bên tôi hiện đang làm cho khách hàng như vậy).

Trong khi đó…

Trường hợp 2: Nếu hàng thuộc cả Mục 9 và Mục 10:

Khi đó, bạn phải làm (gộp chung) kiểm dịch thực vật và kiểm tra an toàn thực phẩm.

Nhóm này thường là đồ tươi (rau, trái cây) như:

• Cải thảo tươi
• Cherry tươi
• Táo tươi

Tức là vừa phải kiểm soát nguy cơ sinh vật gây hại, vừa phải kiểm tra điều kiện an toàn để sử dụng làm thực phẩm. Đây cũng là nhóm hàng khiến doanh nghiệp phát sinh nhiều chi phí lưu container nếu xử lý hồ sơ chậm.

Vậy với từng nhóm, hồ sơ và cách làm khác nhau thế nào?

Thủ tục cho nhóm chỉ phải kiểm tra an toàn thực phẩm

Phần này thường áp dụng cho hàng (sản phẩm từ thực vật) đã qua chế biến và đóng gói hoàn chỉnh.

Ví dụ:

• Rong biển ăn liền
• Rau củ sấy
• Đậu Hà Lan đóng hộp
• Cafe đã rang xay

Nhiều doanh nghiệp thấy nhóm hàng này “không phải kiểm dịch” nên nghĩ làm khá đơn giản. Thực tế thì đúng là thủ tục nhẹ hơn, nhưng vẫn có vài điểm cần chú ý.

Điểm quan trọng nhất của nhóm này là: phải có Tự công bố sản phẩm.

Nếu chưa có Tự công bố mà hàng đã cập cảng, khả năng cao sẽ bị chậm thông quan.

Thông thường, hồ sơ đăng ký kiểm tra ATTP sẽ gồm:

• Giấy đăng ký kiểm tra ATTP (theo mẫu)
• Bản tự công bố sản phẩm
• Invoice
• Packing List
• Bill of Lading

Quy trình thực hiện thường gồm các bước như sau:

1. Nộp hồ sơ kiểm tra an toàn thực phẩm, chờ được tiếp nhận hồ sơ và cấp số đăng ký
2. Truyền tờ khai hải quan, nộp hồ sơ hải quan
3. Có kết quả ATTP (không cần lấy mẫu) thì nộp bổ sung cho hải quan
4. Thông quan cho lô hàng.

Nghe thì có vẻ nhẹ nhàng hơn nhóm hàng tươi, nhưng thực tế nhiều lô hàng vẫn bị yêu cầu sửa hồ sơ. Lỗi phổ biến là: tên sản phẩm trên nhãn không khớp, thành phần khai chưa rõ, tự công bố làm chưa đúng tên hàng thực nhập...

Đó là thủ tục cho nhóm hàng đã qua chế biến, bao gói. Còn với hàng rau quả tươi thì thủ tục khác hơn.

Thủ tục cho nhóm phải làm đồng thời kiểm dịch thực vật và ATTP

Đây là nhóm hàng thường phức tạp hơn.

Ví dụ:

• Rau củ tươi (cải thảo), trái cây tươi (táo, cherry, cam, quýt)
• Thực phẩm nguồn gốc thực vật: cafe nhân, nhụy hoa nghệ tây (Saffron)

Như trên đã nói, những mặt hàng này thường thuộc đồng thời cả Mục 9 và Mục 10 trong Phụ lục I của Thông tư 01/2024/TT-BNNPTNT.

Nghĩa là doanh nghiệp phải làm:

• Kiểm dịch thực vật, và
• Kiểm tra an toàn thực phẩm

… nhưng may là sẽ chỉ cần làm chung (đồng thời) trong cùng 1 bộ hồ sơ. Đó là theo quy định tại Điều 1 của Thông tư 34/2018/TT-BNNPTNT.

Khác với nhóm hàng chế biến, nhóm này sẽ có bước lấy mẫu thực tế để kiểm dịch.

Thông thường hồ sơ gồm:

• Giấy đăng ký kiểm dịch thực vật và kiểm tra ATTP (theo mẫu)
• Phytosanitary Certificate từ nước xuất khẩu
• Invoice
• Packing List
• Bill of Lading

Quy trình các bước làm thủ tục Kiểm dịch & ATTP:

Bước 1. Đăng ký hồ sơ kiểm dịch & ATTP (hồ sơ như trên)

Đăng ký kiểm dịch & ATTP bằng phần mềm khai báo kiểm dịch PQS (Plant Quarantine Services) cũng như trên Cổng thông tin 1 cửa quốc gia, sau đó đem bộ hồ sơ (như trên) qua Chi cục kiểm dịch vùng I, II, III… tùy theo địa điểm lưu hàng hóa mà Chi cục hải quan kiểm dịch đó quản lý. Lưu ý tờ Phyto gốc rất quan trọng trong bộ hồ sơ kiểm dịch.

Bước 2. Truyền tờ khai hải quan, nộp hồ sơ hải quan

Sau khi đã được hệ thống 1 cửa tiếp nhận và cấp số cho lô hàng sẽ đến bước truyền tờ khai hải quan, nộp hồ sơ hải quan.

Lưu ý: sau khi truyền có số tờ khai bạn cần update số tờ khai lên phần mềm khai báo kiểm dịch cũng như trên hệ thống 1 cửa. Làm công văn đề nghị được lấy mẫu kiểm dịch nộp cho Chi cục hải quan quản lý địa điểm lưu trữ lô hàng, để được lấy mẫu trong bước kế tiếp.

Bước 3. Cán bộ kiểm dịch đến cảng lấy mẫu (lưu ý: nếu hàng phải kiểm hóa thì nên kết hợp vào bước này để tiết kiệm thời gian và chi phí)

Cán bộ kiểm dịch đến cảng lấy mẫu (Lưu ý: nếu hàng phải kiểm hóa thì nên kết hợp vào bước này để tiết kiệm thời gian và chi phí).

Bước 4. Chờ kết quả kiểm dịch và ATTP, khi có thì nộp bổ sung chứng thư cho hải quan

Chờ kết quả kiểm dịch và ATTP. Thông thường, với hàng kiểm dịch kết quả sẽ được cấp sau 1 ngày từ ngày lấy mẫu lô hàng. Khi được cấp chứng thư trên phần mềm khai báo kiểm dịch thì lấy file nộp bổ sung chứng thư cho hải quan.

Bước 5. Thông quan lô hàng

Chủ hàng hoàn thành nghĩa vụ thuế và thông quan cho lô hàng, hoàn tất thủ tục nhập khẩu hàng thực phẩm thuộc diện phải làm kiểm dịch thực vật.

Vinalogs lấy mẫu Saffron (nhụy hoa nghệ tây) để kiểm dịch thực vật & ATTP

Điểm nhiều doanh nghiệp có thể không để ý là: Nhóm này thường không yêu cầu Tự công bố sản phẩm. Tuy nhiên, do phải lấy mẫu thực tế và chờ kết quả nên thời gian xử lý thường lâu hơn nhóm hàng chế biến. Đặc biệt với hàng lạnh hoặc hàng tươi, chỉ cần chậm vài ngày là chi phí lưu container lạnh đã tăng khá nhiều.

Vì thế, việc chuẩn bị hồ sơ sớm cực kỳ quan trọng.

Những lỗi doanh nghiệp hay gặp khi làm kiểm dịch thực vật cho thực phẩm nhập khẩu

Tôi thấy có vài lỗi lặp đi lặp lại khá nhiều, nhất là với doanh nghiệp nhập lần đầu.

Đầu tiên là xác định sai loại thủ tục phải làm. Nhiều công ty nghĩ:

• Hàng là thực phẩm → chỉ cần kiểm tra ATTP

Nhưng khi tra trong Mục 9 của Phụ lục I thì lại thuộc diện phải kiểm dịch thực vật, như vậy là phải làm kiểm dịch thực vật, chứ không phải chỉ ATTP như lúc đầu nghĩ.

Lỗi phổ biến thứ hai là Phytosanitary Certificate không đầy đủ hoặc nội dung không chính xác. Với hàng rau quả tươi, chứng thư này rất quan trọng. Nếu thiếu hoặc thông tin không khớp, cơ quan kiểm dịch có thể yêu cầu xử lý bổ sung hoặc giữ hàng kiểm tra thêm.

Ngoài ra còn những sai sót nhỏ khác như:

• Sai tên hàng trên chứng từ, hoặc không khớp giữa các chứng từ với nhau
• Gửi thiếu chứng từ cho đơn vị dịch vụ, khi nộp hồ sơ phải chờ bổ sung

Có doanh nghiệp để hàng cập cảng rồi mới hỏi: “Bây giờ làm kiểm dịch có kịp không anh?”. Kịp thì vẫn có thể kịp… nhưng thường sẽ phát sinh thời gian chờ, và có thể mất thêm chi phí.

Vì vậy, chuẩn bị sớm luôn là cách tiết kiệm nhất.

Kinh nghiệm làm thủ tục nhanh và hạn chế phát sinh chi phí

Nếu phải chọn một lời khuyên quan trọng nhất, tôi sẽ nói thế này:

Hãy xác định đúng nhóm hàng ngay từ đầu.

Nghe đơn giản, nhưng đây là bước quyết định gần như toàn bộ phần hồ sơ phía sau.

Sau đó, bạn nên:

• Tra trước Mục 9 và Mục 10 của Phụ lục I
• Kiểm tra kỹ tên hàng, mã HS, và thành phần
• Chuẩn bị hồ sơ trước khi tàu về
• Chủ động hỏi trước đơn vị dịch vụ nếu là mặt hàng mới nhập lần đầu

Với hàng rau quả tươi, nên tính luôn thời gian lấy mẫu và chờ kết quả kiểm dịch để tránh (hoặc giảm thiểu) phát sinh lưu container, lưu bãi.

Còn với hàng chế biến đóng gói, hãy kiểm tra Tự công bố sản phẩm thật kỹ trước khi mở tờ khai.

Tóm lược

Thực tế thì việc làm kiểm dịch thực vật hàng thực phẩm nhập khẩu không quá khó. Cái khó thường nằm ở chỗ doanh nghiệp chưa quen quy trình, hoặc xác định sai ngay từ bước đầu tiên.

Khi hiểu rõ hàng của mình thuộc diện nào, hồ sơ cần gì và cơ quan nào quản lý, mọi thứ sẽ dễ xử lý hơn rất nhiều.

Nếu bạn vẫn còn thắc mắc, hoặc có nhu cầu được tư vấn về thủ tục nhập khẩu thực phẩm, vui lòng liên hệ với Vinalogs.