Tiếng Việt
Đối với các bạn làm việc trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, logistics và đặt biệt là các bạn phụ trách trực tiếp việc khai báo Hải quan thì chắc chắn đã biết định hướng trong thời gian tới đây sẽ triển khai mô hình thông quan tập trung. Trước mắt sẽ giao cho Chi cục Hải quan khu vực III triển khai trước, bắt đầu từ ngày 01 tháng 6 năm 2026.
Đây có thể coi là một công việc quan trọng nhằm thực hiện các nghị quyết của Trung ương, đặc biệt là Nghị quyết số 57-NQ/TW về đột phá phát triển khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số quốc gia. Và đồng thời sẽ hỗ trợ Hải quan hoàn thành khối lượng công việc nhưng vẫn đáp ứng chủ trương tinh giản, sắp xếp gọn lại bộ máy.
Những ngày này, cụm từ số hóa chứng từ Hải quan nhiều trong các văn bản hướng dẫn của cơ quan Hải quan. Nhưng thực tế thì số hóa chứng từ hải quan là gì? Có phải chỉ đơn giản là scan chứng từ rồi tải lên hệ thống? Hay còn những yêu cầu khác mà doanh nghiệp cần lưu ý?
Đây là những câu hỏi mà khá nhiều bạn đã trao đổi với chúng tôi trong thời gian gần đây, đặc biệt sau khi cơ quan Hải quan ban hành Công văn 16952/CHQ-GSQL năm 2026 và Quyết định 748/QĐ-CHQ năm 2026 về việc triển khai quy trình số hóa hồ sơ.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu những điểm quan trọng nhất để người khai hải quan có thể chuẩn bị và thực hiện đúng ngay từ đầu.
Số hóa chứng từ hải quan là gì?
Số hóa chứng từ hải quan là việc chuyển đổi các chứng từ, hồ sơ phục vụ hoạt động xuất nhập khẩu từ dạng giấy sang dữ liệu điện tử nhằm phục vụ việc tiếp nhận, xử lý, lưu trữ và quản lý hồ sơ trên môi trường số.
Số hóa chứng từ khác với scan tài liệu. Ví dụ, bạn có một bộ hồ sơ nhập khẩu gồm hóa đơn thương mại, vận đơn, packing list và giấy chứng nhận xuất xứ. Việc scan các giấy tờ này thành file PDF mới chỉ là bước đầu tiên. Để đáp ứng yêu cầu số hóa, các tài liệu đó còn phải được quản lý, lưu trữ và sử dụng trong quá trình xử lý hồ sơ điện tử theo quy trình của cơ quan Hải quan.
Mục tiêu của việc số hóa không chỉ là giảm giấy tờ.
Xa hơn, đây là một phần trong lộ trình chuyển đổi số ngành Hải quan, giúp cơ quan quản lý và doanh nghiệp xử lý hồ sơ nhanh hơn, minh bạch hơn và giảm bớt các công việc thủ công.
Khi hiểu được mục tiêu này, chúng ta sẽ dễ hình dung hơn về những thay đổi đang diễn ra từ tháng 6/2026.
Từ ngày 01/06/2026 có gì thay đổi?
Đây có lẽ là phần mà nhiều người khai hải quan quan tâm nhất.
Theo Công văn 16952/CHQ-GSQL năm 2026 và Quyết định 748/QĐ-CHQ năm 2026, cơ quan Hải quan tiếp tục thúc đẩy việc tiếp nhận, quản lý và xử lý hồ sơ trên môi trường điện tử thông qua quy trình số hóa chứng từ.
Điều đó đồng nghĩa với việc:
- Hồ sơ điện tử sẽ đóng vai trò ngày càng quan trọng trong quá trình xử lý tờ khai.
- Chứng từ đính kèm cần được chuẩn bị đầy đủ, rõ ràng và chính xác.
- Việc lưu trữ hồ sơ điện tử cần được thực hiện bài bản hơn.
- Doanh nghiệp cần sẵn sàng cung cấp chứng từ điện tử khi cơ quan Hải quan yêu cầu.
Nói cách khác, nếu trước đây doanh nghiệp quen làm việc chủ yếu với hồ sơ giấy thì nay cần chuyển dần sang tư duy quản lý hồ sơ số.
Đây không phải là sự thay đổi mang tính hình thức.
Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp đã bắt đầu xây dựng kho lưu trữ chứng từ điện tử từ vài năm trước để phục vụ khai báo hải quan điện tử, kiểm tra sau thông quan và kiểm toán nội bộ.
Và từ nay, xu hướng đó sẽ trở thành yêu cầu phổ biến hơn.
Vậy cụ thể những loại giấy tờ nào thường được số hóa?
Những chứng từ nào được số hóa trong hồ sơ hải quan?
Tùy từng loại hình xuất nhập khẩu, bộ hồ sơ có thể khác nhau đôi chút.
Tuy nhiên, với một lô hàng nhập khẩu thông thường, người khai hải quan thường phải chuẩn bị các chứng từ sau:
- Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
- Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List)
- Vận đơn (Bill of Lading hoặc Airway Bill)
- Hợp đồng ngoại thương
- Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O)
- Giấy phép nhập khẩu hoặc giấy kiểm tra chuyên ngành (nếu có)
- Các tài liệu kỹ thuật liên quan đến hàng hóa
Có một điểm mà nhiều doanh nghiệp hay bỏ sót.
Đó là chứng từ tuy đã được scan nhưng chất lượng quá thấp. Chữ bị mờ, mất góc, thiếu trang hoặc dung lượng file quá lớn khiến việc xử lý gặp khó khăn.
Tôi từng gặp trường hợp một bộ hồ sơ bị yêu cầu bổ sung chỉ vì trang cuối của vận đơn không được scan đầy đủ. Hàng hóa hoàn toàn hợp lệ nhưng vẫn mất thêm thời gian để hoàn thiện hồ sơ.
Chính vì vậy, việc chuẩn bị chứng từ số hóa không nên làm theo kiểu "có là được".
Sau khi xác định được hồ sơ cần chuẩn bị, bước tiếp theo là thực hiện số hóa sao cho đúng quy trình.
Hướng dẫn thực hiện số hóa chứng từ hải quan
Nếu đây là lần đầu bạn tiếp cận nội dung này, có thể tham khảo quy trình đơn giản dưới đây.
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ gốc
Trước khi scan hoặc chuyển đổi sang bản điện tử, hãy kiểm tra:
- Hồ sơ đã đầy đủ chưa?
- Có bị thiếu trang không?
- Các dấu, chữ ký, thông tin quan trọng có rõ ràng không?
Nghe đơn giản nhưng đây là bước giúp hạn chế rất nhiều sai sót về sau.
Bước 2: Chuyển đổi sang định dạng điện tử
Tùy từng loại chứng từ, doanh nghiệp có thể:
- Scan từ bản giấy.
- Xuất file điện tử từ hệ thống phát hành.
- Nhận trực tiếp file điện tử từ đối tác nước ngoài.
Nên ưu tiên định dạng PDF để dễ quản lý và chia sẻ.
Bước 3: Kiểm tra và đặt tên file
Đây là công việc nhỏ nhưng rất đáng làm.
Ví dụ:
- Invoice_Vinalogs_05072012.pdf
- PackingList_Vinalogs_05072012.pdf
- CO_FormE_Vinalogs_05072012.pdf
Khi cần tra cứu sau này, bạn sẽ thấy lợi ích ngay lập tức.
Bước 4: Đính kèm hồ sơ trong quá trình khai báo
Người khai hải quan thực hiện đính kèm chứng từ theo hướng dẫn của hệ thống khai báo.
Cần đảm bảo:
- Đúng loại chứng từ.
- Đúng lô hàng.
- Đúng nội dung khai báo.
Sai sót ở bước này có thể khiến cơ quan Hải quan yêu cầu giải trình hoặc bổ sung hồ sơ.
Bước 5: Lưu trữ hồ sơ điện tử
Sau khi hoàn tất khai báo, đừng chỉ lưu file trên máy tính cá nhân.
Doanh nghiệp nên:
- Lưu trên máy chủ nội bộ.
- Lưu trên hệ thống cloud có phân quyền.
- Xây dựng thư mục theo từng năm hoặc từng lô hàng.
Điều này sẽ giúp ích rất nhiều khi kiểm tra sau thông quan hoặc tra cứu hồ sơ cũ.
Tuy nhiên, trong thực tế triển khai vẫn có một số lỗi mà doanh nghiệp thường xuyên gặp phải.
Những sai sót phổ biến khi số hóa chứng từ hải quan
Qua quá trình hỗ trợ khách hàng, chúng tôi nhận thấy nhiều vướng mắc không xuất phát từ nghiệp vụ hải quan mà đến từ khâu chuẩn bị hồ sơ điện tử.
Một số lỗi phổ biến gồm:
- Scan thiếu trang chứng từ.
- File bị mờ hoặc mất góc.
- Đính kèm sai chứng từ.
- Đặt tên file không rõ ràng.
- Hồ sơ điện tử và nội dung khai báo không thống nhất.
- Không lưu giữ bản gốc để đối chiếu khi cần.
Đặc biệt với những doanh nghiệp mới triển khai quy trình số hóa, các lỗi nhỏ này có thể khiến việc xử lý hồ sơ kéo dài hơn dự kiến.
Vì vậy, việc xây dựng quy trình nội bộ ngay từ đầu sẽ giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian về sau.
Người khai hải quan nên chuẩn bị gì ngay từ bây giờ?
Số hóa chứng từ hải quan không chỉ là yêu cầu mới của cơ quan quản lý mà còn là xu hướng tất yếu trong hoạt động xuất nhập khẩu.
Để thích nghi thuận lợi, doanh nghiệp nên:
- Rà soát lại quy trình quản lý chứng từ hiện tại.
- Chuẩn hóa cách đặt tên và lưu trữ hồ sơ.
- Đào tạo nhân viên xuất nhập khẩu về quy trình số hóa.
- Chủ động cập nhật hướng dẫn từ cơ quan Hải quan.
- Phối hợp với đơn vị dịch vụ hải quan hoặc nhà cung cấp phần mềm khai báo để bảo đảm khả năng kết nối dữ liệu.
Tóm lược
Từ ngày 01/06/2026, việc số hóa chứng từ hải quan trở thành nội dung mà người khai hải quan cần đặc biệt quan tâm. Việc chuyển đổi từ hồ sơ giấy sang hồ sơ điện tử không chỉ giúp đáp ứng yêu cầu quản lý mới của cơ quan Hải quan mà còn góp phần nâng cao hiệu quả quản lý chứng từ trong doanh nghiệp. Chuẩn bị sớm, xây dựng quy trình lưu trữ khoa học và hiểu đúng cách thực hiện sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro, tiết kiệm thời gian và thuận lợi hơn trong quá trình thông quan hàng hóa.
