Tính VGM (Verified Gross Mass) theo quy định SOLAS

Tính VGM là bắt buộc nhằm đảm bảo an toàn cho người và phương tiện trong chuỗi cung ứng hàng hải. Bạn hãy nhập số liệu trong phần dưới đây, hệ thống sẽ tính toán tự động (phương pháp 2).

Bạn đang chuẩn bị xuất hàng bằng container đường biển và được hãng tàu yêu cầu cung cấp VGM? Nếu chưa quen với nghiệp vụ này, có thể bạn sẽ băn khoăn: VGM là gì, tính như thế nào, và cần chuẩn bị những thông tin gì để khai báo cho đúng?

Thực ra, việc tính VGM không quá phức tạp nếu bạn hiểu rõ các thành phần cần tính và áp dụng đúng phương pháp. Tuy nhiên, nếu bỏ sót khối lượng bao bì, pallet, vật liệu chèn lót hoặc khối lượng vỏ container, kết quả tính toán có thể không chính xác.

Trong bài viết này, tôi sẽ giải thích những nội dung cơ bản về VGM theo SOLAS, hướng dẫn cách tính theo Phương pháp 2 và giới thiệu công cụ tính VGM tự động trên website. Nếu bạn thường xuyên làm hàng xuất khẩu bằng container, công cụ này có thể giúp việc tính toán trở nên nhanh chóng và thuận tiện hơn.

1. VGM là gì? Tại sao chủ hàng cần tính VGM?

Trước khi tìm hiểu cách tính, chúng ta cần hiểu VGM thực chất là gì và tại sao thông số này lại quan trọng đối với một lô hàng xuất khẩu bằng container.

VGM (Verified Gross Mass) là khối lượng toàn bộ đã xác minh của một container đã đóng hàng, bao gồm khối lượng hàng hóa, bao bì, pallet, vật liệu chèn lót, chằng buộc và các thành phần liên quan, cộng với khối lượng vỏ container.

Nói một cách dễ hiểu, VGM không chỉ là khối lượng của riêng hàng hóa bên trong container. Bạn cần tính cả những thành phần đi kèm và phần vỏ container nữa.

Ví dụ, công ty bạn xuất khẩu một container hàng có khối lượng hàng hóa là 20.000 kg. Nếu chỉ lấy con số này để khai báo VGM thì chưa chắc đã chính xác, bởi bên trong container có thể còn bao bì, pallet và vật liệu chèn lót. Ngoài ra, bản thân vỏ container cũng có khối lượng riêng.

Vậy tại sao phải tính VGM?

Theo quy định SOLAS (Công ước quốc tế về an toàn sinh mạng con người trên biển), khối lượng toàn bộ đã xác minh của container là thông tin quan trọng phục vụ việc xếp hàng lên tàu an toàn.

Việc xác định VGM giúp các bên liên quan có cơ sở lập kế hoạch xếp container, phân bổ tải trọng và hạn chế những rủi ro có thể phát sinh do sai lệch khối lượng.

Đối với chủ hàng, bạn cần quan tâm đến một số vấn đề sau:

• Xác định đúng khối lượng toàn bộ của container đã đóng hàng.
• Thực hiện việc xác minh khối lượng theo phương pháp được chấp thuận.
• Cung cấp thông tin VGM theo quy trình và thời hạn áp dụng của hãng tàu hoặc đơn vị liên quan.
• Kiểm tra kỹ số liệu trước khi gửi, tránh phải điều chỉnh vào thời điểm sát giờ tàu chạy.

Lưu ý rằng việc tính được một con số VGM chưa đồng nghĩa với việc đã hoàn tất toàn bộ nghĩa vụ liên quan. Chủ hàng vẫn cần đáp ứng các yêu cầu về xác minh, chứng từ và truyền thông tin theo quy định áp dụng.

Vậy có những cách nào để xác định VGM? Đây là nội dung chúng ta cần làm rõ trước khi bắt tay vào tính toán.

2. Có những phương pháp tính VGM nào?

Theo SOLAS, có hai phương pháp chính để xác định VGM. Mỗi phương pháp có cách thực hiện khác nhau, tùy thuộc vào điều kiện và quy trình của doanh nghiệp.

Phương pháp 1: Cân toàn bộ container đã đóng hàng

Với phương pháp này, doanh nghiệp sử dụng thiết bị cân phù hợp để cân toàn bộ container sau khi đã đóng hàng.

Khối lượng thu được là cơ sở xác định VGM, với điều kiện việc cân được thực hiện bằng thiết bị và theo quy trình đáp ứng yêu cầu áp dụng.

Cách này tương đối trực quan: thay vì cộng từng thành phần, bạn cân toàn bộ container đã đóng hàng.

Phương pháp 2: Tính tổng khối lượng các thành phần

Đây là phương pháp tính toán từ khối lượng của từng thành phần cấu thành container đã đóng hàng.

Cụ thể, bạn cần xác định khối lượng hàng hóa, bao bì, pallet, vật liệu chèn lót, vật liệu chằng buộc và các thành phần liên quan; sau đó cộng thêm khối lượng vỏ container.

Tuy nhiên, có một điểm cần lưu ý: Phương pháp 2 không đơn thuần là lấy các con số ước tính rồi cộng lại. Việc xác định khối lượng phải đáp ứng các điều kiện, quy trình và yêu cầu được chấp thuận theo quy định áp dụng.

Vậy nên chọn phương pháp nào?

Nếu doanh nghiệp có điều kiện cân toàn bộ container bằng thiết bị phù hợp, Phương pháp 1 có thể là lựa chọn thuận tiện. Trong khi đó, Phương pháp 2 phù hợp với quy trình xác định khối lượng dựa trên số liệu của từng thành phần, với điều kiện doanh nghiệp đáp ứng các yêu cầu liên quan.

Trong phạm vi bài viết này, tôi sẽ tập trung vào Phương pháp 2. Đây cũng là phương pháp mà công cụ tính VGM tự động trên website của chúng tôi hỗ trợ về mặt tính toán.

3. Cách tính VGM theo Phương pháp 2 như thế nào?

Nếu đã có đầy đủ số liệu về hàng hóa và các thành phần đi kèm, việc tính VGM sẽ khá đơn giản. Quan trọng nhất là bạn cần biết phải cộng những khoản nào và tránh bỏ sót các thành phần có liên quan.

Công thức tính như sau:

VGM = Khối lượng hàng hóa + Khối lượng bao bì + Khối lượng vật liệu chèn lót + Khối lượng vỏ container.

Tất cả các giá trị trong công thức cần được quy đổi về cùng một đơn vị, chẳng hạn kilogram (kg), trước khi tính tổng.

Thành phần thứ nhất: Khối lượng hàng hóa

Đây là khối lượng của hàng hóa được đóng trong container, theo số liệu thực tế và phương pháp xác định khối lượng phù hợp.

Bạn cần phân biệt khối lượng hàng hóa với khối lượng cả bao bì. Nếu số liệu đang sử dụng đã bao gồm bao bì thì phải xác định rõ để tránh tính trùng.

Thành phần thứ hai: Khối lượng bao bì

Bao bì có thể là thùng carton, bao tải, túi, kiện gỗ hoặc các vật liệu dùng để đóng gói hàng hóa.

Tùy loại hàng, khối lượng bao bì có thể không đáng kể so với hàng hóa, nhưng vẫn cần được xem xét khi tính VGM.

Thành phần thứ ba: Khối lượng vật liệu chèn lót, chằng buộc và các thành phần liên quan

Đây là phần dễ bị bỏ sót nếu bạn chỉ tập trung vào khối lượng hàng hóa.

Các thành phần có thể bao gồm:

• Pallet dùng để kê và vận chuyển hàng.
• Vật liệu chèn lót nhằm hạn chế hàng hóa dịch chuyển trong quá trình vận chuyển.
• Dây đai, vật liệu chằng buộc và các thành phần liên quan khác.

Bạn nên kiểm tra thực tế cách đóng hàng của từng lô để xác định đầy đủ các thành phần cần tính.

Thành phần thứ tư: Khối lượng vỏ container

Vỏ container cũng có khối lượng riêng và phải được cộng vào tổng VGM.

Thông tin này thường có thể tham khảo từ dữ liệu nhận dạng hoặc thông số khối lượng của container. Bạn cần kiểm tra đúng container sử dụng cho lô hàng, thay vì lấy một con số mặc định cho tất cả các container.

Ví dụ minh họa cách tính VGM

Giả sử bạn có các số liệu sau:

• Khối lượng hàng hóa: 20.000 kg.
• Khối lượng bao bì: 300 kg.
• Khối lượng vật liệu chèn lót: 100 kg.
• Khối lượng vỏ container: 2300 kg.

Khi đó:

VGM = 20.000 + 300 + 100 + 2300 = 22.700 kg.

Đây cũng là cách tính mà bạn có thể thực hiện trực tiếp trên công cụ tính VGM tự động ở trên.

Tuy nhiên, ví dụ trên chỉ minh họa phép tính với các số liệu đầu vào đã cho. Trong thực tế, bạn cần nhập khối lượng vỏ container và các thành phần theo số liệu phù hợp, chính xác; không nên mặc định vỏ container chỉ nặng 2300 kg như ví dụ.

Đến đây, chắc bạn đã hình dung được cách tính VGM theo Phương pháp 2. Nhưng nếu mỗi lần làm hàng đều phải tự cộng từng thành phần thì sao? Có cách nào tiết kiệm thời gian hơn không?

4. Dùng công cụ tính VGM tự động trên website này như thế nào?

Nếu phải tính VGM cho nhiều container, việc nhập số liệu rồi tự cộng từng lần có thể khiến bạn mất thời gian. Chưa kể, khi làm việc vội vàng, chỉ cần bỏ sót một thành phần là kết quả đã có thể sai lệch.

Để thuận tiện hơn, bạn có thể sử dụng công cụ tính VGM tự động trên website của công ty chúng tôi.

Công cụ được thiết kế để hỗ trợ chủ hàng tính tổng khối lượng theo Phương pháp 2, dựa trên các thông số đầu vào mà bạn cung cấp. Cách sử dụng khá đơn giản, chỉ gồm những bước sau.

Bước 1: Nhập khối lượng hàng hóa

Đầu tiên, bạn nhập khối lượng hàng hóa vào ô tương ứng.

Đây là thành phần chính của phép tính. Bạn cần sử dụng số liệu khối lượng phù hợp với lô hàng thực tế, đồng thời xác định rõ số liệu này đã bao gồm bao bì hay chưa để tránh tính trùng.

Bước 2: Nhập khối lượng bao bì

Tiếp theo, nhập khối lượng bao bì vào ô Khối lượng bao bì (Packaging).

Nếu số liệu khối lượng hàng hóa đã bao gồm bao bì thì bạn cần kiểm tra cách phân loại dữ liệu trước khi nhập. Mục đích là bảo đảm mỗi thành phần chỉ được tính một lần.

Bước 3: Nhập khối lượng vật liệu chèn lót

Bạn nhập tiếp khối lượng vật liệu chèn lót vào ô Khối lượng vật liệu chèn lót (Dunnage).

Tùy cách đóng hàng, phần này có thể bao gồm pallet, vật liệu chèn lót và những vật liệu chằng buộc hoặc thành phần liên quan khác. Bạn cần xác định đầy đủ các thành phần thuộc phạm vi tính VGM theo quy trình áp dụng.

Chèn lót hàng hóa trong container

Bước 4: Nhập khối lượng vỏ container

Cuối cùng, nhập khối lượng vỏ container vào ô Khối lượng vỏ container (Tare weight).

Thông tin tare weight trên vỏ container

Bạn nên kiểm tra thông số của đúng container sử dụng cho lô hàng. Không nên mặc định mọi container đều có cùng khối lượng vỏ.

Bước 5: Xem kết quả VGM

Sau khi nhập các thông số, công cụ sẽ tự động cộng các giá trị và hiển thị tổng VGM theo đơn vị kg.

Chẳng hạn, với dữ liệu minh họa ở phần trên, công cụ sẽ cho kết quả 22.700 kg.

Bạn không cần tự bấm máy tính hay cộng đi cộng lại từng khoản nữa. Khi cần thay đổi số liệu đầu vào, bạn chỉ việc cập nhật các ô tương ứng để xem kết quả tính toán.

Tuy nhiên, xin lưu ý một điểm quan trọng: công cụ này hỗ trợ tính tổng khối lượng, chứ không thay thế việc cân, xác minh số liệu, đáp ứng quy trình được chấp thuận hoặc khai báo VGM theo quy định SOLAS. Trước khi sử dụng kết quả chính thức, bạn vẫn cần bảo đảm các số liệu đầu vào và quy trình xác minh đáp ứng yêu cầu áp dụng.

Bạn có thể truy cập công cụ tại: https://vinalogs.com/tien-ich/tinh-vgm/.

5. Những lưu ý khi tính và khai báo VGM

Tính VGM bằng công cụ tự động giúp giảm thao tác thủ công. Nhưng để kết quả có giá trị sử dụng trong thực tế, bạn vẫn cần chú ý đến độ chính xác của dữ liệu và các bước xác minh liên quan.

Thứ nhất, kiểm tra đầy đủ các thành phần cấu thành VGM.

Đừng chỉ lấy khối lượng hàng hóa rồi cộng thêm khối lượng vỏ container. Bạn cần rà soát cả bao bì, pallet, vật liệu chèn lót, chằng buộc và các thành phần liên quan.

Một chi tiết nhỏ có thể không đáng kể với từng kiện hàng, nhưng khi đóng nhiều kiện vào một container, tổng khối lượng có thể chênh lệch đáng kể.

Thứ hai, sử dụng số liệu khối lượng có căn cứ.

Với Phương pháp 2, việc xác định khối lượng phải tuân theo phương pháp được chứng nhận và chấp thuận theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền tại quốc gia nơi đóng container.

Theo hướng dẫn của Tổ chức Hàng hải Quốc tế (IMO), Phương pháp 2 yêu cầu xác định khối lượng các kiện hàng và thành phần liên quan, sau đó cộng khối lượng vỏ container bằng phương pháp được chứng nhận. Vì vậy, bạn không nên chỉ dựa vào số liệu ước tính hoặc các giá trị mặc định không có căn cứ.

Bạn có thể tham khảo hướng dẫn chính thức của IMO tại: Verification of the gross mass of a packed container.

Thứ ba, kiểm tra đúng khối lượng vỏ container.

Khối lượng vỏ container là một thành phần bắt buộc trong phép tính. Hãy đối chiếu thông số trên container hoặc dữ liệu phù hợp của đơn vị cung cấp container trước khi nhập vào công cụ.

Nếu nhập sai số liệu này, phép tính tự động vẫn có thể cho ra một kết quả chính xác về mặt số học, nhưng tổng VGM sẽ không phản ánh đúng khối lượng thực tế.

Thứ tư, phân biệt kết quả tính toán với việc khai báo VGM.

Sau khi xác định VGM, chủ hàng còn phải bảo đảm thông tin được thể hiện trong chứng từ vận chuyển và gửi đến các bên liên quan đủ sớm để phục vụ việc lập sơ đồ xếp hàng lên tàu, theo quy định áp dụng.

Theo SOLAS, VGM đã xác minh là điều kiện để container đã đóng hàng được xếp lên tàu thuộc phạm vi áp dụng. Vì thế, bạn không nên đợi đến sát giờ tàu chạy mới kiểm tra lại số liệu.

Thứ năm, kiểm tra quy trình áp dụng tại doanh nghiệp.

Nếu công ty bạn thường xuyên xuất khẩu bằng container, nên thống nhất cách thu thập số liệu khối lượng, cách lưu chứng từ và trách nhiệm của các bên tham gia đóng hàng.

Trường hợp có nhiều đơn vị cùng tham gia đóng hàng, chủ hàng cần phối hợp thu thập thông tin về khối lượng các thành phần do từng bên cung cấp để thực hiện trách nhiệm xác minh VGM.

Những bước kiểm tra này có thể mất thêm chút thời gian ban đầu, nhưng sẽ giúp quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu rõ ràng và hạn chế sai sót hơn.

Tóm lược

VGM (Verified Gross Mass) là khối lượng toàn bộ đã xác minh của container đã đóng hàng, có vai trò quan trọng trong việc bảo đảm an toàn khi xếp container lên tàu theo SOLAS.

Để tính VGM theo Phương pháp 2, bạn cần xác định đầy đủ khối lượng hàng hóa, bao bì, pallet, vật liệu chèn lót, chằng buộc và các thành phần liên quan, sau đó cộng thêm khối lượng vỏ container. Việc xác định và xác minh các số liệu phải đáp ứng quy trình được chấp thuận theo quy định áp dụng.

Nếu muốn tiết kiệm thời gian tính toán, bạn có thể sử dụng công cụ tính VGM tự động trên website của chúng tôi. Chỉ cần nhập các thông số đầu vào, công cụ sẽ tự động cộng và hiển thị tổng khối lượng.

Phù… vậy là bạn đã nắm được công thức cơ bản và cách sử dụng công cụ rồi đấy! Khi chuẩn bị lô hàng tiếp theo, bạn có thể dùng công cụ để hỗ trợ tính toán, đồng thời kiểm tra kỹ dữ liệu đầu vào và hoàn tất các bước xác minh, khai báo theo yêu cầu.