Tiếng Việt
Thủ tục nhập khẩu máy móc thiết bị: Những điều chủ doanh nghiệp cần biết ngay từ đầu
Bạn đang chuẩn bị nhập khẩu một dây chuyền sản xuất, một máy CNC, hay đơn giản là chiếc máy đóng gói về phục vụ sản xuất? “Thủ tục nhập khẩu máy móc thiết bị” là cụm từ đầu tiên bạn sẽ phải “làm quen”, và cũng là một trong những công đoạn không thể xem nhẹ. Bởi chỉ cần vướng mắc ở khâu hải quan là toàn bộ tiến độ dự án có thể bị trì hoãn đáng kể.
Nếu bạn chưa từng xử lý các lô hàng máy móc nhập khẩu trước đây, bài viết này là một sơ đồ chi tiết cho bạn. Tôi sẽ lần lượt giải thích từng phần từ quy định pháp lý, hồ sơ cần chuẩn bị, đến quy trình làm thực tế.
Và trước tiên, hãy bắt đầu với phần quan trọng nhất: các quy định pháp lý liên quan đến máy móc thiết bị nhập khẩu.
Quy định pháp lý về nhập khẩu máy móc thiết bị
Trước khi lo đến chuyện khai hải quan hay kiểm tra chất lượng, bạn cần xác định rõ: loại máy bạn nhập có được phép nhập khẩu không? Có cần giấy phép hay không? Và quan trọng không kém: có phải kiểm tra chất lượng hàng hóa hay không?
Máy móc thiết bị là các loại hàng hóa phục vụ cho sản xuất, thi công hoặc sử dụng trong doanh nghiệp. Khi nhập khẩu, chúng có thể thuộc nhóm hàng miễn kiểm, cần kiểm tra chất lượng hoặc phải xin giấy phép, tùy theo loại hình, chủng loại, xuất xứ, và tình trạng (máy móc mới/đã qua sử dụng).
Trên thực tế, tôi gặp khá nhiều chủ doanh nghiệp lần đầu nhập thiết bị, chỉ tập trung vào giá tốt và vận chuyển nhanh từ nước ngoài… nhưng lại không để ý rằng, điều kiện pháp lý cũng là yếu tố quyết định xem kiện hàng đó có qua được khâu thủ tục hải quan suôn sẻ hay không.
Dưới đây là một số quy định cơ bản mà bạn cần nắm rõ trước khi bắt đầu:
1. Có được nhập máy móc cũ không?
Nhập máy cũ là một câu chuyện hoàn toàn khác. Dù giá rẻ hơn máy mới rất nhiều, nhưng máy đã qua sử dụng bị ràng buộc bởi một loạt quy định khá chặt:
Theo Quyết định 18/2019/QĐ-TTg, máy cũ chỉ được phép nhập nếu:
- Tuổi thiết bị không vượt quá 10 năm tại thời điểm nhập khẩu
- Đáp ứng các tiêu chí về tiêu chuẩn kỹ thuật (có giấy tờ chứng minh)
Trường hợp máy cũ vượt tuổi hoặc không có giấy chứng nhận đủ điều kiện nhập khẩu, bạn có thể bị từ chối thông quan, thậm chí bị xử phạt và phải tái xuất ngược.
Lưu ý quan trọng: Nhiều doanh nghiệp tưởng rằng chỉ cần photo lại tài liệu kỹ thuật từ hãng là đủ, nhưng trên thực tế, hải quan yêu cầu bản gốc có xác nhận của nhà sản xuất và hợp pháp hóa lãnh sự.
2. Máy móc của bạn có nằm trong danh mục cần giấy phép?
Một số mặt hàng điện tử, thiết bị có phát sóng vô tuyến, hoặc máy móc dùng trong y tế, nông nghiệp… có thể thuộc diện phải xin giấy phép nhập khẩu chuyên ngành từ các cơ quan như Bộ Y tế, Bộ TT&TT, Bộ NN&PTNT,…
Cách xác định:
- Dựa vào mã HS của hàng hóa
- Tra cứu trong danh mục hàng hóa quản lý chuyên ngành kèm theo nghị định, thông tư hướng dẫn
Nếu chưa biết cách tra mã HS, bạn nên nhờ bên dịch vụ hải quan hoặc công ty logistics hỗ trợ. Cách chọn đúng mã HS không chỉ giúp bạn xác định nghĩa vụ thuế, mà còn xem máy móc của bạn có cần kiểm tra, xin phép hay không.
3. Hàng máy móc nhập khẩu có cần kiểm tra chất lượng?
Nhiều loại máy móc thiết bị — đặc biệt là máy công nghiệp, máy sản xuất, thiết bị cơ khí… nằm trong danh mục hàng hóa bắt buộc phải kiểm tra chất lượng theo Thông tư 07/2017/TT-BKHCN và Thông tư 18/2019/TT-BKHCN của Bộ Khoa học & Công nghệ.
Nghĩa là, ngoài việc làm thủ tục hải quan, bạn còn phải đăng ký kiểm tra chất lượng.
Quy trình kiểm tra này bao gồm:
- Đăng ký kiểm tra nhà nước về chất lượng hàng nhập tại chi cục hải quan
- Gửi hồ sơ kỹ thuật cho cơ quan kiểm định (ví dụ: Vinacontrol, Quatest…)
- Sau khi mẫu đạt, cơ quan kiểm định sẽ cấp giấy chứng nhận chất lượng — đây cũng là cơ sở để thông quan tờ khai.
Hiểu rõ quy định pháp lý là bước đầu tiên để đảm bảo thủ tục nhập khẩu máy móc thiết bị diễn ra suôn sẻ. Phần tiếp theo, chúng ta sẽ tìm hiểu kỹ hơn về bộ hồ sơ bạn cần chuẩn bị từ sớm, để tránh lỡ việc vào phút chót.
Hồ sơ, giấy tờ cần chuẩn bị khi làm thủ tục nhập khẩu
Sau khi đã kiểm tra xong các quy định pháp lý, bước tiếp theo là chuẩn bị hồ sơ. Đây là phần tưởng dễ nhưng thực ra có thể khiến bạn loay hoay cả ngày, nhất là nếu doanh nghiệp bạn mới lần đầu làm thủ tục nhập khẩu máy móc thiết bị về Việt Nam.
Trong phần này, tôi sẽ liệt kê những loại giấy tờ thường thấy trong các lô hàng máy móc thiết bị mà bên tôi từng hỗ trợ làm thủ tục nhập khẩu. Đồng thời chia sẻ một vài lưu ý “rất người thật – việc thật” để bạn tránh bỡ ngỡ khi tự mình xử lý.
Bộ hồ sơ tối thiểu cần có gồm:
- Hợp đồng ngoại thương (Sales Contract) – Không bắt buộc nộp cho Hải quan nhưng nên có, để bên dịch vụ hoặc chính bạn dùng làm căn cứ khi cần kiểm tra hoặc giải thích hồ sơ.
- Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) – Là chứng từ thể hiện giá trị hàng hóa, người mua – người bán, điều kiện giao hàng. Đây là căn cứ xác định trị giá tính thuế, nên cần đảm bảo khớp đúng với hợp đồng và vận đơn.
- Vận đơn (Bill of Lading) – Vận đơn đường biển hoặc Air Waybill nếu là hàng air. Vận đơn là căn cứ để lấy lệnh giao hàng và đối chiếu hàng.
- Phiếu đóng gói (Packing List) – Chi tiết số kiện hàng, trọng lượng, thể tích, kích thước… với máy móc thiết bị, nhất là hàng nguyên khối hoặc đóng trên khung gỗ, bạn nên yêu cầu bên xuất khẩu ghi rõ số serial hoặc model máy để dễ khai báo sau này.
- Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) – Không bắt buộc trong mọi trường hợp, nhưng nếu hàng của bạn có thể hưởng thuế suất ưu đãi (ví dụ C/O Form D từ ASEAN, Form E từ Trung Quốc), thì nhớ yêu cầu bên xuất khẩu cung cấp bản gốc.
Riêng với trường hợp nhập khẩu máy móc đã qua sử dụng, bạn cần thêm:
- Giấy xác nhận chất lượng đủ điều kiện để sử dụng (hay gọi là Giấy giám định máy móc đã qua sử dụng) – Do một đơn vị giám định đủ điều kiện cấp. Đây là điểm thường bị bỏ sót khi chủ hàng chưa nắm rõ quy định, dẫn tới việc bị ách tắc ở khâu xin giấy phép hoặc làm thủ tục.
- Giấy phép nhập khẩu, nếu hàng thuộc danh mục cần xin phép trước. Bạn có thể tra cứu theo Thông tư 11/2018/TT-BKHCN để biết máy móc bạn định nhập có trong danh mục này không.
Việc chuẩn bị đúng và đủ hồ sơ là yếu tố quan trọng giúp thủ tục nhập khẩu máy móc thiết bị diễn ra trôi chảy. Hồ sơ đầy đủ ngay từ đầu cũng giúp giảm khả năng bị phân vào luồng Đỏ phải kiểm tra thực tế hàng hóa – tiết kiệm thời gian, chi phí và công sức.
Tiếp theo đây, hãy cùng tôi đi vào phần “xương sống” của toàn bộ quá trình nhập khẩu: quy trình làm thủ tục cụ thể.
3. Quy trình thực hiện thủ tục nhập khẩu máy móc thiết bị
Nếu bạn lần đầu làm thủ tục nhập khẩu máy móc thiết bị, có thể sẽ hơi rối. Nhìn vào bộ chứng từ, những dòng mã HS, thuế suất, CO... bạn cứ thấy mông lung chẳng biết bắt đầu từ đâu. Trong phần này, tôi sẽ chia nhỏ quy trình ra từng bước cụ thể, để bạn hiểu và phối hợp hiệu quả với đơn vị dịch vụ — hoặc tự làm nếu muốn.
Dưới đây là các bước mà công ty tôi thường hướng dẫn khách hàng thực hiện.
Bước 1: Xác định mã HS, chính sách hàng hóa
Trước hết, bạn cần xác định đúng mã HS cho máy móc nhập khẩu. Việc này ảnh hưởng đến thuế suất, đồng thời quyết định có cần xin giấy phép hay kiểm tra chất lượng hay không.
Nếu bạn không chắc mã HS, hãy cung cấp thông tin kỹ thuật, catalog máy để đơn vị dịch vụ hỗ trợ xác định cho đúng. Đừng đoán mò theo mô tả tiếng Anh rất dễ sai.
Khi đã có mã HS sơ bộ, bạn tra cứu chính sách nhập khẩu: có nằm trong danh mục cấm hay hạn chế không, có phải kiểm tra chất lượng không, cần xin giấy phép của Bộ nào không (ví dụ: Bộ Khoa học & Công nghệ đối với máy móc đã qua sử dụng...).
Ghi chú: với hàng dây chuyền máy móc thiết bị đồng bộ, mã HS của các máy con hoặc thiết bị thành phần được lấy theo mã HS của máy chính. Loại hàng này khá đặc biệt, và cần phải được hải quan phê duyệt danh mục dây chuyền đồng bộ.
>> Tìm hiểu thêm về thủ tục nhập khẩu dây chuyền đồng bộ tháo rời.
Bước 2: Chuẩn bị chứng từ
Song song với bước xác định mã HS, bạn cần chuẩn bị bộ chứng từ nhập khẩu, bao gồm:
- Hợp đồng mua bán (Sales Contract)
- Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
- Phiếu đóng gói (Packing List)
- Vận đơn (Bill of Lading / Airway Bill)
- Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O - Certificate of Origin)
- Catalogue mô tả kỹ thuật (với máy móc đặc thù)
- Một số giấy phép khác nếu hàng thuộc diện quản lý đặc biệt
- Giấy đăng ký kiểm định chất lượng (nếu hàng thuộc diện này)
Nếu nhập máy móc cũ, cần thêm Giấy xác nhận tuổi thiết bị hoặc văn bản đánh giá thực trạng máy móc từ tổ chức đánh giá được chỉ định.
Bước 3: Truyền tờ khai và phối hợp thông quan
Sau khi có đầy đủ chứng từ, bên dịch vụ (hoặc bạn – nếu tự làm) sẽ khai báo hải quan trên hệ thống VNACCS. Lúc này bạn cần phối hợp rà soát tờ khai nháp để đảm bảo thông tin chuẩn xác: từ mã HS, trị giá, mô tả hàng hóa đến các chỉ tiêu kỹ thuật đi kèm.
Sau khi truyền chính thức, hải quan phân luồng:
- Luồng xanh: thông quan nhanh
- Luồng vàng: kiểm tra hồ sơ
- Luồng đỏ: kiểm tra hồ sơ và hàng hóa thực tế
Với máy móc, đặc biệt là máy cũ, xác suất rơi vào luồng đỏ khá cao. Lúc đó bạn cần hỗ trợ hải quan kiểm tra thực tế: mở container, cung cấp tài liệu kỹ thuật, catalogue để chứng minh chất lượng đúng như khai báo.
Bước 4: Nộp thuế và lấy hàng
Sau khi tờ khai được thông quan, bạn tiến hành nộp thuế nhập khẩu, thuế VAT và các loại thuế khác nếu có. Sau đó hãng tàu sẽ giao lệnh giao hàng (D/O) và bạn có thể đưa hàng về kho.
Tóm lại, thủ tục nhập khẩu máy móc thiết bị không khó nếu bạn có chuẩn bị kỹ và phối hợp tốt với bên dịch vụ.
Lời kết
Nhập khẩu máy móc thiết bị không phải là việc quá phức tạp, nhưng đòi hỏi bạn cần nắm rõ các quy định pháp luật liên quan, để tránh trường hợp hàng về đến nơi mới phát hiện ra bị vướng giấy phép hay không đủ điều kiện thông quan. Việc chuẩn bị bộ hồ sơ cũng cần sự cẩn thận, đặc biệt là khi máy móc đã qua sử dụng hoặc có trị giá lớn.
Nếu bạn là người mới hoặc chưa từng làm qua, hãy dành thời gian tìm hiểu rõ từng bước trong quy trình, từ việc chuẩn bị chứng từ, khai báo hải quan, đến khâu phối hợp thông quan. Khi thực hiện nghiêm túc, thủ tục nhập khẩu máy móc thiết bị sẽ trở nên suôn sẻ và tiết kiệm được rất nhiều thời gian, chi phí cho doanh nghiệp.
Nếu bạn vẫn băn khoăn chưa biết cách làm, hãy liên hệ với Vinalogs để được tư vấn và báo giá về thủ tục nhập khẩu máy móc thiết bị.
