Thủ tục nhập khẩu thực phẩm chức năng 2026: Phân loại & quy trình chi tiết

Thủ tục 10 Tháng Tư 2026

Bạn đang tìm hiểu thủ tục nhập khẩu thực phẩm chức năng, nhưng càng đọc càng thấy rối? Người thì bảo phải đăng ký công bố, người thì nói chỉ cần tự công bố. Có lô hàng làm rất nhanh, có lô lại “kẹt” cả tháng.

Thực ra, điểm mấu chốt nằm ở phân loại sản phẩm. Nếu xác định sai ngay từ đầu, thì các bước sau gần như đi sai hết.

Thế nên, trước khi nói đến thủ tục, mình muốn đi cùng bạn từ gốc: phân loại cho đúng – rồi mới làm cho chuẩn.

Một số quy định pháp luật liên quan đến thực phẩm chức năng:

Luật An toàn thực phẩm 2010
Nghị định 15/2018/NĐ-CP
Thông tư 43/2014/TT-BYT quy định về quản lý thực phẩm chức năng
Thông tư 19/2012/TT-BYT hướng dẫn việc công bố hợp quy và công bố phù hợp quy định an toàn thực phẩm
Văn bản hợp nhất 11/VBHN-BYT năm 2023 hợp nhất Thông tư quy định về quản lý thực phẩm chức năng
Thông tư 17/2023/TT-BYT - Điều 4: sửa đổi, bổ sung một số điều trong Thông tư 43/2014/TT-BYT về quản lý thực phẩm chức năng

Phân loại thực phẩm chức năng theo quy định

Trước khi làm bất kỳ giấy tờ hay thủ tục nào, bạn cần xác định rõ hàng của mình thuộc nhóm nào.

Thực phẩm chức năng (TPCN) được định nghĩa theo Luật ATTP 2010 - Điều 2.23:

Thực phẩm chức năng là thực phẩm dùng để hỗ trợ chức năng của cơ thể con người, tạo cho cơ thể tình trạng thoải mái, tăng sức đề kháng, giảm bớt nguy cơ mắc bệnh

Cũng theo quy định đó, thực phẩm chức năng gồm 3 nhóm chính:

Thực phẩm bổ sung
Đây là nhóm phổ biến nhất trên thị trường. Bạn sẽ thấy rất nhiều sản phẩm dạng viên uống, dạng bột hoặc nước, dùng để bổ sung vitamin, khoáng chất. Ví dụ thực tế khi nhập khẩu: viên vitamin C, viên uống collagen, viên bổ sung canxi, nước uống bổ sung năng lượng, bột protein…
Thực phẩm bảo vệ sức khỏe
Nhóm này thường “nâng cấp” hơn, có công dụng hỗ trợ phòng ngừa bệnh hoặc tăng cường chức năng cơ thể rõ ràng hơn. Các sản phẩm nhập khẩu phổ biến như: viên uống hỗ trợ gan, hỗ trợ xương khớp, tăng cường sinh lý, hỗ trợ giấc ngủ, tăng đề kháng…
Thực phẩm dinh dưỡng y học
Đây là nhóm dùng cho mục đích y tế, thường có chỉ định cụ thể. Ví dụ bạn dễ gặp khi nhập khẩu: sữa cho người bệnh tiểu đường, sản phẩm dinh dưỡng cho bệnh nhân ung thư, thực phẩm dùng qua ống thông, sữa phục hồi sau phẫu thuật…

Hiểu đến đây thôi là bạn đã đi được “nửa chặng đường” rồi. Nhưng phần tiếp theo mới là chỗ nhiều người vướng nhất.

Với mỗi nhóm TPCN cần phải làm công bố loại nào?

Cùng là thực phẩm chức năng, nhưng thủ tục công bố lại không giống nhau.

Thực phẩm bảo vệ sức khỏe
Phải làm Đăng ký bản công bố sản phẩm.
Đây là nhóm quản lý chặt nhất, hồ sơ nhiều hơn và thời gian xử lý cũng lâu hơn.
Thực phẩm dinh dưỡng y học
Cũng phải làm Đăng ký bản công bố sản phẩm.
Do liên quan đến đối tượng sử dụng đặc biệt (người bệnh), nên cơ quan quản lý kiểm soát khá kỹ.
Thực phẩm bổ sung
Chỉ cần Tự công bố sản phẩm.
Đây là điểm mà rất nhiều doanh nghiệp làm sai: cứ nghĩ đã là “thực phẩm chức năng” thì phải đăng ký, dẫn đến tốn thời gian và chi phí không cần thiết.

Đến đây, bạn có thể thấy: không phải cứ là thực phẩm chức năng thì thủ tục giống nhau.

Nhưng vẫn còn một “cái bẫy” nữa…

Lưu ý quan trọng: Những trường hợp dễ bị nhầm

Có 2 tình huống mình thấy lặp đi lặp lại rất nhiều trong thực tế:

Thực phẩm bổ sung
Là thực phẩm chức năng thật.
Nhưng lại không phải đăng ký công bố, chỉ cần tự công bố.
Nhiều doanh nghiệp vì không để ý điểm này nên làm hồ sơ “quá tay”.
Thực phẩm dùng cho chế độ ăn đặc biệt
Ngược lại hoàn toàn.
Đây không phải là thực phẩm chức năng theo Luật ATTP.
Nhưng lại bắt buộc phải đăng ký bản công bố sản phẩm.

Ví dụ dễ gặp: sữa dành cho người ăn kiêng, thực phẩm cho người tiểu đường, sản phẩm ăn theo chế độ đặc biệt… nhiều người tưởng là TPCN, nhưng đó là thực phẩm dùng cho chế độ ăn đặc biệt.

Nghe hơi “ngược đời” đúng không?
Nhưng nếu làm nhập khẩu, bạn sẽ thấy đây là chỗ phân loại sai nhiều nhất.

Quy trình cơ bản khi nhập khẩu thực phẩm chức năng

Sau khi đã phân loại đúng và xác định hình thức công bố, thì phần còn lại là triển khai theo quy trình – nghe thì đơn giản, nhưng mỗi bước đều có “cái bẫy” riêng

Thực tế, quy trình nhập khẩu không quá phức tạp nếu bạn đi đúng thứ tự. Nhưng nếu làm sai ngay từ đầu, thì càng về sau càng rối.

Vậy cần cẩn thận từng bước.

Bước 1: Kiểm tra sản phẩm & chính sách nhập khẩu

Trước khi ký hợp đồng hay đặt hàng, bạn nên dành chút thời gian để kiểm tra:

Sản phẩm thuộc nhóm TPCN nào (đã phân tích ở trên)
Có thuộc diện quản lý của Bộ Y tế không
Có yêu cầu thêm giấy tờ như CFS (Free Sale), GMP, hay giấy phép đặc biệt không

Nhiều doanh nghiệp thường không chú ý đúng mức bước này, đến khi đặt hàng xong, hay có trường hợp hàng về mới phát hiện thiếu giấy tờ. Lúc đó xử lý rất mệt.

Bước 2: Kiểm nghiệm thực phẩm chức năng

Sau khi bạn xác định sẽ nhập hàng, bước tiếp theo không phải là công bố ngay, mà là kiểm nghiệm. Đây là bước bắt buộc để có dữ liệu làm hồ sơ công bố.

Thông tư 19/2012/TT-BYT quy định kiểm nghiệm thực phẩm chức năng rất chi tiết.

Bạn sẽ cần:

Lấy mẫu sản phẩm (từ nhà sản xuất hoặc mẫu thử)
Gửi tới đơn vị kiểm nghiệm được công nhận tại Việt Nam
Thực hiện kiểm nghiệm các chỉ tiêu theo quy định (vi sinh, kim loại nặng, thành phần chính…)

Kết quả nhận được là Phiếu kiểm nghiệm sản phẩm.

>> Tìm hiểu thêm về kiểm nghiệm thực phẩm nhập khẩu

👉 Điểm quan trọng:

Không có kiểm nghiệm → không thể làm công bố
Kết quả kiểm nghiệm thường có thời hạn (thường 12 tháng)

Lưu ý: nếu sản phẩm có nhiều chỉ tiêu phức tạp, bạn nên trao đổi trước với đơn vị kiểm nghiệm để tránh thiếu (hoặc thừa) chỉ tiêu, phải test lại → mất thêm thời gian và chi phí đáng tiếc.

Bước 3: Thực hiện công bố sản phẩm

Đây là bước “then chốt”, quyết định lô hàng có thông quan thuận lợi hay không.

Tùy từng nhóm sản phẩm TPCN:

Nếu là thực phẩm bổ sung → làm tự công bố
Nếu là thực phẩm bảo vệ sức khỏe hoặc dinh dưỡng y học → làm đăng ký bản công bố

Nếu làm tự công bố thì hồ sơ chỉ cần Bản tự công bố sản phẩm, và Phiếu kết quả kiểm nghiệm ATTP. Bạn tự đăng lên website của công ty, và gửi 1 bản đến cơ quan quản lý do UBND cấp tỉnh chỉ định để họ đăng website cơ quan.

>> Tìm hiểu chi tiết về thủ tục tự công bố sản phẩm thực phẩm

Còn nếu sản phẩm thuộc diện phải làm đăng ký công bố, thì hồ sơ cần chuẩn bị sẽ phức tạp hơn nhiều. Cụ thể sẽ gồm:

Bản công bố sản phẩm (theo mẫu)
Phiếu kết quả kiểm nghiệm ATTP
Giấy chứng nhận lưu hành tự do (CFS)
Bằng chứng khoa học chứng minh công dụng của sản phẩm
Giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện ATTP đạt yêu cầu Thực hành sản xuất tốt (GMP)

Hồ sơ đăng ký công bố nộp đến Bộ y tế (với thực phẩm bảo vệ sức khỏe, phụ gia thực phẩm có công dụng mới), hoặc nộp đến cơ quan quản lý do UBND cấp tỉnh chỉ định (với thực phẩm dinh dưỡng y học, thực phẩm dùng cho chế độ ăn đặc biệt, sản phẩm dinh dưỡng dùng cho trẻ đến 36 tháng tuổi).

Sau khi hồ sơ được duyệt, bạn sẽ được cấp Giấy tiếp nhận đăng ký bản công bố sản phẩm. Lúc đó mới xong bước này.

Một lưu ý rất thực tế:
👉 Nên làm công bố trước khi hàng về

Vì nếu chưa có công bố, hàng có thể phải nằm chờ tại cảng. Mà bạn biết rồi đấy, mỗi ngày lưu container là một khoản chi phí không hề nhỏ.

Bước 4: Chuẩn bị bộ chứng từ nhập khẩu

Sau khi đã ổn phần công bố, bạn tiến hành chuẩn bị bộ chứng từ như một lô hàng nhập khẩu thông thường:

Hóa đơn thương mại (Invoice)
Phiếu đóng gói (Packing List)
Vận đơn (Bill of Lading/Airway Bill)
Chứng nhận xuất xứ (C/O) nếu có

Ngoài ra, với thực phẩm chức năng, bạn nên chuẩn bị sẵn:

Bản công bố (đã được chấp nhận hoặc tự công bố)
Nhãn phụ dự kiến

Chuẩn bị kỹ ở bước này sẽ giúp bạn tránh mất thời gian nếu bị yêu cầu bổ sung hồ sơ khi làm thủ tục.

Bước 5: Khai báo hải quan & đăng ký kiểm tra ATTP

Khi hàng về, bạn tiến hành:

Truyền tờ khai hải quan
Đăng ký kiểm tra nhà nước về an toàn thực phẩm

Đây là điểm khác biệt so với nhiều mặt hàng khác.

Tùy từng trường hợp, lô hàng có thể:

Được miễn kiểm tra (hiếm)
Kiểm tra hồ sơ
Hoặc kiểm tra thực tế + lấy mẫu để kiểm hóa

Nếu hồ sơ công bố và chứng từ đầy đủ, thường chỉ dừng ở mức kiểm tra hồ sơ.

Bước 6: Thông quan & đưa hàng về kho

Sau khi hoàn tất kiểm tra và nộp thuế, tờ khai được thông quan. Lúc này, bạn có thể hoàn tất thủ tục và lấy hàng về kho. Như vậy là kết thúc Thủ tục nhập khẩu thực phẩm chức năng.

Tóm lược nội dung

Nếu bạn đọc đến đây, có thể tóm lại ngắn gọn thế này:

Thực phẩm chức năng gồm 3 nhóm theo Luật ATTP, nhưng không phải nhóm nào cũng đăng ký công bố. Thực phẩm bổ sung chỉ cần tự công bố, trong khi thực phẩm bảo vệ sức khỏe và dinh dưỡng y học phải đăng ký.

Đặc biệt, có một trường hợp dễ nhầm là thực phẩm dùng cho chế độ ăn đặc biệt: không phải thực phẩm chức năng, nhưng vẫn phải đăng ký công bố.

Chỉ cần phân loại đúng ngay từ đầu, bạn sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian, chi phí, và tránh được những tình huống “làm lại từ đầu” không đáng có.