Tiếng Việt
Nhập khẩu thực phẩm đông lạnh nghe thì khá quen, nhất là với các doanh nghiệp làm F&B, chuỗi nhà hàng hay phân phối thực phẩm. Nhưng nếu bạn đã từng “chạm tay” vào một lô hàng thực tế, bạn sẽ thấy mọi thứ không đơn giản như tưởng tượng.
Có một hiểu lầm rất phổ biến: cứ là hàng đông lạnh thì thủ tục giống nhau. Thực tế thì không hẳn vậy. Chỉ cần khác một chút về bản chất hàng hóa – ví dụ thịt đông lạnh so với pizza đông lạnh – là quy trình, giấy tờ, thậm chí cơ quan quản lý cũng đã khác rồi.
Bài viết này sẽ giúp bạn nhìn tổng thể về thủ tục nhập khẩu thực phẩm đông lạnh, để tránh những sai sót “cơ bản mà đau ví”, trước khi đi sâu vào từng loại hàng cụ thể.
Thực phẩm đông lạnh là gì? Phân loại ra sao?
Để bắt đầu, mình cần thống nhất cách hiểu 1 khái niệm cơ bản.
Thực phẩm đông lạnh là các sản phẩm thực phẩm được bảo quản ở nhiệt độ thấp (thường dưới -18°C) nhằm giữ chất lượng và kéo dài thời gian sử dụng trong quá trình vận chuyển và lưu trữ.
Nghe thì đơn giản vậy thôi, nhưng trong nhập khẩu, cách phân loại lại cực kỳ quan trọng. Thông thường, hàng sẽ chia thành 2 nhóm chính:
-
Thực phẩm nguyên liệu đông lạnh: thịt bò, thịt gà, cá, tôm… chưa qua chế biến
-
Thực phẩm chế biến đông lạnh: xúc xích, khoai tây chiên, pizza, đồ ăn tẩm bột, dimsum…
Nhiều doanh nghiệp mới thường bỏ qua bước phân loại này. Nhưng thực tế, chỉ cần xác định sai ngay từ đầu, là kéo theo cả chuỗi sai sót phía sau – từ giấy phép đến kiểm tra chuyên ngành.
Vậy câu hỏi tiếp theo là: ai sẽ quản lý những mặt hàng này?
Các cơ quan quản lý liên quan bạn cần biết
Nếu bạn nghĩ làm thủ tục chỉ là làm việc với hải quan, thì… chưa đủ.
Thực tế, một lô hàng thực phẩm đông lạnh thường liên quan đến nhiều cơ quan khác nhau. Ví dụ:
- Với hàng thịt động vật, thủy sản: bạn sẽ làm việc với cơ quan kiểm dịch động vật thuộc Bộ Nông nghiệp
- Với thực phẩm chế biến: sẽ liên quan nhiều đến an toàn thực phẩm, có thể thuộc Bộ Y tế hoặc Bộ Công thương
- Và tất nhiên, cuối cùng vẫn là cơ quan hải quan để thông quan hàng hóa
Điều này dẫn tới một tình huống khá “thực tế”: cùng là một container hàng đông lạnh, nhưng bạn có thể phải làm việc với 2–3 bên khác nhau.
Chính vì vậy, quy trình không chỉ dừng ở việc khai tờ khai hải quan.
Tổng quan quy trình thủ tục nhập khẩu thực phẩm đông lạnh
Nếu nhìn ở mức tổng thể, quy trình sẽ đi theo các bước quen thuộc.
Đầu tiên là chuẩn bị bộ chứng từ: Invoice, Packing List, vận đơn… Đây là bước tưởng dễ nhưng lại rất hay xảy ra sai sót, nhất là với người mới.
Tiếp theo là đăng ký kiểm tra chuyên ngành, tùy theo loại hàng. Có lô phải kiểm dịch, có lô phải kiểm tra an toàn thực phẩm, có lô lại cần cả hai.
Sau đó là khai báo hải quan. Khi tờ khai được truyền đi, hệ thống sẽ phân luồng: xanh, vàng hoặc đỏ. Tới đây thì nhiều bạn bắt đầu “cầu nguyện” rồi đấy.
Nếu bị kiểm tra hồ sơ hoặc kiểm hóa thực tế, bạn sẽ cần phối hợp giải trình, bổ sung giấy tờ. Cuối cùng, khi hoàn tất nghĩa vụ thuế và hồ sơ hợp lệ, hàng sẽ được thông quan.
Nghe thì khá “trơn tru”, nhưng thực tế khi làm thủ tục nhập khẩu thực phẩm đông lạnh lại thường vướng ở một điểm: kiểm tra chuyên ngành.
Những thủ tục quan trọng dễ gây vướng
Đây là phần mà nhiều doanh nghiệp gặp rắc rối nhất. Với thực phẩm đông lạnh, bạn thường sẽ gặp các yêu cầu như:
- Kiểm dịch động vật hoặc thủy sản
- Kiểm tra an toàn thực phẩm
- Công bố sản phẩm (đặc biệt với hàng chế biến sẵn và đóng gói)
Vấn đề là, chỉ cần thiếu một trong những giấy tờ này (nếu thuộc diện phải nộp), lô hàng có thể bị giữ lại ngay tại cảng.
Mình từng gặp trường hợp một lô hàng đồ ăn nhanh đông lạnh bị “kẹt” gần một tuần chỉ vì chưa hoàn tất thủ tục công bố sản phẩm. Trong thời gian đó, container vẫn phải cắm điện lạnh mỗi ngày. Chi phí đội lên không hề nhỏ.
Vậy nên, quay lại câu chuyện ban đầu: phân loại hàng hóa là cực kỳ quan trọng.
Sự khác nhau giữa thực phẩm nguyên liệu và thực phẩm chế biến đông lạnh
Đây chính là “nút thắt” mà bạn cần hiểu rõ.
Với thực phẩm nguyên liệu đông lạnh, trọng tâm nằm ở kiểm dịch. Cơ quan chức năng sẽ quan tâm đến nguồn gốc, dịch bệnh, điều kiện vệ sinh thú y.
Trong khi đó, với thực phẩm chế biến đông lạnh, câu chuyện lại xoay quanh an toàn thực phẩm: thành phần, phụ gia, tiêu chuẩn chất lượng, và cả việc công bố sản phẩm trước khi nhập khẩu và lưu hành.
Nghe qua thì có vẻ chỉ khác một chút. Nhưng khi bắt tay vào làm, bạn sẽ thấy quy trình, giấy tờ, và thời gian xử lý có thể khác nhau khá nhiều.
Chính vì vậy, mỗi nhóm hàng nên được xem như một hướng riêng, thay vì gộp chung lại.
Chi phí và rủi ro thường gặp
Một điều mà nhiều người chỉ “thấm” sau khi làm vài lô hàng: hàng đông lạnh mà chậm là… mất tiền, nhiều tiền là đằng khác.
Ngoài thuế nhập khẩu và VAT, bạn còn phải tính đến những chi phí như lưu container lạnh, phí cắm điện, phí kiểm tra chuyên ngành.
Đặc biệt, nếu chứng từ có vấn đề hoặc xử lý chậm, mỗi ngày trôi qua đều kéo theo chi phí phát sinh.
Rủi ro phổ biến nhất thường đến từ việc:
- Phân loại sai hàng hóa
- Chuẩn bị thiếu chứng từ
- Không nắm rõ yêu cầu kiểm tra chuyên ngành
Và đáng nói là, những lỗi này hoàn toàn có thể tránh được nếu tìm hiểu và chuẩn bị kỹ ngay từ đầu.
Một vài kinh nghiệm thực tế cho người mới
Nếu bạn đang làm lô hàng đầu tiên, có vài điều mình luôn khuyên:
Trước hết, hãy kiểm tra chứng từ thật sớm, thậm chí ngay từ khi còn là bản nháp. Đừng đợi đến khi hàng cập cảng mới bắt đầu rà soát.
Thứ hai, xác định đúng loại hàng hóa ngay từ đầu. Nghe có vẻ đơn giản, nhưng đây lại là bước mà nhiều người làm sai nhất.
Và cuối cùng, nếu chưa có kinh nghiệm, làm việc với một đơn vị dịch vụ uy tín và cân nhắc sử dụng dịch vụ logistics thực phẩm sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian và chi phí “học phí”.
Mình từng thấy có doanh nghiệp tự làm lô đầu tiên, tiết kiệm được phí dịch vụ vài triệu đồng, nhưng lại phát sinh hàng chục triệu vì chậm thông quan. Một bài học khá “đắt”, nhưng không hiếm.
Bạn đang nhập loại thực phẩm đông lạnh nào?
Đến đây, có lẽ bạn đã nhận ra: không phải cứ “thực phẩm đông lạnh” là áp dụng một quy trình giống nhau.
Nếu bạn đang nhập:
- Thịt, cá, thủy sản → bạn nên tìm hiểu kỹ về kiểm dịch
- Đồ ăn chế biến, thực phẩm đóng gói → cần chú ý đến công bố và an toàn thực phẩm
Ở các bài tiếp theo, mình sẽ đi chi tiết từng nhóm để bạn có thể áp dụng thực tế cho lô hàng của mình.
Tóm lược nhanh
Thủ tục nhập khẩu thực phẩm đông lạnh không quá khó, nhưng dễ sai nếu hiểu chưa đúng ngay từ đầu.
Điểm quan trọng nhất bạn cần nhớ là: phân loại đúng hàng hóa. Khi đã xác định đúng, mọi bước phía sau – từ giấy tờ, quy trình đến chi phí – sẽ rõ ràng và dễ kiểm soát hơn rất nhiều.
